Báo cáo thực tế – Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1

Tải về tài liệu tại ĐÂY

A. PHẦN MỞ ĐẦU

“Học với hành phải đi đôi, học mà không hành thì vô ích. Hành mà không học thì hành không trôi chảy”(Chủ tịch Hồ Chí Minh). Điều đó rất đúng bởi nó là sự kết hợp mang tính hỗ trợ, thúc đẩy, giúp người học có được các kiến thức cũng như kỹ năng toàn diện. Hiểu được điều đó, trường Đại học Khoa học đã vận dụng triệt để và cụ thể hóa bằng việc cho sinh viên của mình đi thực tế sau thời gian đào tạo trên sách vở. Thực tế là hoạt động tiếp xúc với môi trường làm việc bên ngoài, nó giúp cho sinh viên có thể ứng dụng những kiến thức đã được giảng dạy vào một công việc cụ thể trong thực tế. Đồng thời giúp sinh viên nâng cao kỹ năng, hiểu biết về nghiệp vụ quản lý, có khả năng nhận biết và đánh giá về các tổ chức.

Theo kế hoạch đào tạo, trường Đại học Khoa học đã quyết định tổ chức đợt thực tập, thực tế lần 2 cho sinh viên theo hình thức tự liên hệ nhằm bước đầu giúp sinh viên có cái nhìn hình dung về tương lai công việc sau này và những đòi hỏi, yêu cầu của công việc. Đợt thực tế chuyên môn lần 2 bắt đầu từ ngày 1/7/2013 đến ngày 2/8/2013.

Sau khi có quyết định từ phía nhà trường, em đã tự liên hệ và nhận được phản hồi tích cực từ phía Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 (VPIC1) chấp nhận cho em vào thực tế tại phòng Nhân sự và trong thời gian theo như kế hoạch. Thuộc tập đoàn Phong Tường (Eurocharm), Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 là một công ty với 100% vốn đầu tư của Đài Loan nằm trên địa bàn khu công nghiệp Khai Quang, thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Công ty được thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 6/2002 với tổng diện tích 14,5 ha, trong đó diện tích nhà xưởng chiếm 7,5 ha với 4 khu nhà xưởng lớn. VPIC1 là đơn vị chuyên sản xuất, kinh doanh linh kiện, phụ tùng ô tô, xe máy và thiết bị xe trượt tuyết, thiết bị y tế cung cấp cho thị trường Việt Nam và xuất khẩu. Khách hàng nội địa chủ yếu của VPIC1 bao gồm các hãng sản xuất ô tô, xe máy hàng đầu thế giới có nhà máy tại Việt Nam như: Yamaha, Honda, Piaggio, Toyota, Ford…Bên cạnh đó còn xuất khẩu phụ tùng xe máy đặc chủng (xe trượt tuyết) sang Nhật Bản, thiết bị y tế như giường bệnh nhân xuất khẩu sang Ca-na-đa, Pháp…Tính đến năm 2013 Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 đã hoạt động sản xuất và kinh doanh được 11 năm và mỗi năm đóng góp vào ngân sách nhà nước hơn 3 triệu USD và tạo công ăn việc làm cho hơn 3 nghìn lao động.

Em cảm thấy vinh dự khi được nhận thực tế tại Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 (VPIC1) và sẽ cố gắng hoàn thành đợt thực tế chuyên môn lần 2 này. Đồng thời tích lũy cho bản thân ít kinh nghiệm trong môi trường làm việc công ty.

 B. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY

1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Lịch sử của VPIC1
Tháng Sáu, 1974 Fong Hsiang Metal Industry Co, Ltd (Eurocharm) được thành lập từ  Tập đoàn TaiwanEurocharm  là một công ty Đài Loan sở hữu công nghệ sản xuất các linh kiện, phụ tùng cho xe gắn máy, xe ô tô, thiết bị y tế… Với công nghệ cũng như vốn, Tập đoàn đã mở rộng cơ hội kinh doanh và cơ sở sản xuất ở những nơi khác nhau trong các nước châu Á.
Tháng Mười Hai, 2001 Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 (VPIC1) được thành lập.
Tháng Mười, 2002 Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 (VPIC1) đưa ra lắp đặt máy dập và uốn ống, các thiết bị robot hàn, dây chuyền sơn chất lỏng và bột.
Tháng Mười Hai, 2003 Cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001
Tháng Mười Hai, 2003 Xây dựng xưởng đúc và xưởng gia công.
Tháng Mười Một, 2004 Xây dựng dây chuyền sơn ED và xưởng mạ kim loại
Tháng Sáu, 2005 Nhập TAA từ Công ty Kyowa Nhật Bản (khuôn đúc)
Tháng Hai, 2006 Thành lập Công ty liên doanh “Công ty TNHH EXEDY-Việt Nam”
Tháng Hai, 2007 Cấp giấy chứng nhận ISO / TS 16949
Tháng Sáu, 2007 Cấp giấy chứng nhận ISO14001
Tháng Hai, 2009 Lắp đặt máy dập Thủy lực lên đến 1200Ton
Tháng Sáu, 2010 Thành lập công ty liên doanh mạ “Công ty TNHH VHS” (Zn và Xi mạ)
Tháng Mười Hai, 2010 Cấp giấy chứng nhận ISO 13485
Mar, 2013 Tăng cường thêm một dây chuyền sơn.

Tên công ty:  Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1

 Địa chỉ     :   KCN Khai Quang – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc

Tên viết tắt:   VPIC 1 (Viet Nam Precision Industrial No1. Co. 1)

Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài. Được thành lập vào ngày 15/12/2001 theo giấy phép đầu tư số 15/GP-VP của UBND tỉnh Vĩnh Phúc.

* Vốn đầu tư: Tổng vốn đầu tư sau khi mở rộng sản xuất là 40 triệu USD.

Trong đó:

Vốn cố định:     29.432.168 USD

Vốn lưu động:   10.576.832 USD

Nguồn vốn :

Vốn tự có : 21.776.029 USD

Vốn vay : 18.223.971 USD

Qua 10 năm đi vào hoạt động sản xuất, Công ty đã có nhiều cố gắng trong quá trình sản xuất kinh doanh và đạt được những thành công đáng kể. Điều này được thể hiện qua doanh thu các năm gần đây của Công ty:

Bảng 1. Doanh thu công ty  từ 2008 – 2012

Đơn vị tính :USD

Năm

2008

2009

2010

2011

2012

Doanh thu

11.437.500

14.425.000

20.384.000

25.075.000

30.152.000

Để có được kết quả trên Công ty không ngừng cải tiến công nghệ  kỹ thuật trong dây chuyền sản xuất, máy móc thiết bị hiện đại, đầu tư theo chiều sâu, không ngừng tăng năng suất lao động và nâng cao chất lượng sản phẩm. Điều này góp phần đưa nền kinh tế nước ta nói chung và nền kinh tế của Tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng ngày một phát triển.

Với quan điểm sẵn sàng hợp tác với mọi thành phần kinh tế, Công ty luôn tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho các đối tác khi giao dịch kinh doanh với Công ty. Để duy trì phát huy những thành tựu hiện có, Công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO/IS 16949 : 2000, để tiếp tục tự hoàn thiện mình, nâng cao chất lượng sản phẩm, thoả mãn ngày càng cao nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.

2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 

Lĩnh vực hoạt động :

Công ty TNHH công nghiệp chính xác Việt Nam 1 chuyên sản xuất các mặt hàng ngành công nghiệp chính xác, sản phẩm chủ yếu mà công ty sản xuất là linh kiện ô tô, xe máy và nhận gia công cơ khí.

Nguồn nguyên liệu chủ yếu là nhôm nguyên liệu và thép nguyên liệu. Nguồn nguyên liệu chủ yếu này được nhập từ Công ty Eurocharm Đài Loan sang.

Quy trình sản xuất ra linh kiện xe máy, kiểm sóat chất lượng được thể hiện qua các sơ đồ sau :

Hình 1.  Sơ đồ quy trình sản xuất linh kiện xe máy

Hình 2. Sơ đồ qui trình sản xuất và kiểm soát chất lượng

 

Ghi chú:

: đường đi của nguyên liệu
: đường đi bán thành phẩm
: đường đi thành phẩm

 

 

* Mục tiêu và phạm vi kinh doanh của công ty:

– Sản xuất các sản phẩm phụ tùng ô tô, xe máy, các loại xe 2 bánh.

– Các loại xe lăn cho người tàn tật

– Thiết bị máy nông nghiệp

– Khuôn mẫu các loại linh kiện ô tô, xe máy…

– Các sản phẩm trang thiết bị phục vụ cho bệnh viện như: Giường bệnh, bàn ghế, giá đỡ bằng inox và thép trắng…

– Các mặt hàng xe trượt tuyết…

* Thị trường tiêu thụ:

– Trong nước và xuất khẩu

CHƯƠNG 2. HIỆN TRẠNG CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP CHÍNH XÁC VIỆT NAM 1

1. Mục tiêu

Mục tiêu là cái cần đạt được còn mục đích là đạt được cái đó để làm gì. Mục tiêu có vai trò rất quan trọng để một tổ chức tồn tại và hoạt động

Sự phối hợp hoạt động của con người trong tổ chức phải có mục tiêu xác định để đạt được hiệu quả trong công việc.

Mục tiêu còn là điều kiện cơ bản để thực hiện các hoạt động khác như thiết kế cơ cấu tổ chức, sắp đặt nhân sự, tổ chức hoạt động hỗ trợ….

Mỗi một tổ chức đều theo đuổi những mục tiêu nhất định như tổ chức kinh doanh thì hướng đến mục tiêu vì lợi nhuận, các tổ chức tôn giáo lại hướng đến giải quyết về mặt đời sống tinh thần cho người dân…Từ đó, các bộ phận và quan hệ đã sắp đặt sẵn sẽ thực hiện các hoạt động của mình.

Đối với mỗi tổ chức yêu cầu đều phải có mục tiêu chung làm định hướng cho hoạt động chung của tổ chức. Từ mục tiêu chung đó lại được cụ thể hóa thành các nhiệm vụ (mục tiêu riêng) của các bộ phận trong nó.

1.1. Mục tiêu của Công ty

Dựa trên nguyên tắc làm việc: “Liên tục – chân thành – sáng tạo – hợp tác” nên Công ty  VPIC1 luôn hướng tới mục tiêu :

Khách hàng hài lòng – giao hàng chất lượng.

Nhân viên hài lòng – lương, thưởng cao.

Cổ đông hài lòng – Lợi nhuận nhiều ”.

Từ mục tiêu dài hạn mà ban lãnh đạo Công ty đã vạch ra khi mới thành lập thì đến nay các mục tiêu ấy đã được cụ thể hóa thành mục tiêu: Thứ nhất, kinh doanh có lợi, bảo toàn và phát triển vốn đầu tư tại Công ty; tối đa hoá lợi nhuận, phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh, đem lại lợi ích tối ưu cho các cổ đông, đóng góp cho ngân sách Nhà nước thông qua các loại thuế từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh, đồng thời đem lại việc làm, tạo thu nhập cho người lao động. Thứ hai, tối đa hoá hiệu quả hoạt động của toàn Công ty. Thứ ba, đa dạng hoá ngành, nghề kinh doanh, mở rộng thị trường trong và ngoài nước, nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty nhằm xây dựng và phát triển Công ty có tiềm lực kinh tế mạnh.

Thời gian qua, mặc dù chịu tác động của khủng hoảng kinh tế toàn cầu, Công ty vẫn đạt được những kết quả đáng ghi nhận. Năm 2008 doanh thu của Công ty đạt khoảng 38,3 triệu USD và đóng góp vào ngân sách của tỉnh hơn 3 triệu USD. Năm 2009 doanh thu đạt 55 triệu USD; năm 2010  đạt 73 triệu USD và tăng lên 114 triệu USD trong năm 2011; 125 triệu USD năm 2012. Mục tiêu trong năm 2013 của Công ty Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 là tổng doanh thu của Công ty sẽ tăng lên 150 triệu USD.

Trong thời gian tới kế hoạch và mục tiêu của Công ty là tiếp tục tăng vốn đầu tư, mở rộng sản xuất, hướng tới xuất  khẩu. Đồng thời từng bước  tăng thu nhập, đảm bảo các chế độ phúc lợi cho người lao động nhằm tạo ra sự ‘‘đồng tâm hợp lực’’ để mang lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình vì ‘‘được lấy từ xã hội, được sử dụng vì lợi ích của xã hội là nhiệm vụ và trách nhiệm xã hội của VPIC1’’.

Bảng 2.Tình hình sản xuất năm 2012 và mục tiêu các năm tiếp theo

Sản phẩm

Đ. vị

Năm 2012

Năm 2013

Năm 2014

Ổn định

Linh kiện xe máy

SP

160.000.000

182.000.000

200.200.000

260.200.000

Linh kiện ô tô

SP

449.040

493.944

543.338

597.672

Xe đẩy, xe lăn, trang bị y tế

SP

1.128.000

1.240.000

1.364.880

1.501.368

Khuôn mẫu

SP

150

165

182

300

Tổng

SP

161.577.190

183.734.909

202.108.400

262.299.340

1.2. Mục tiêu của phòng nhân sự năm 2013

Qua việc nhìn nhận và đánh giá lại kết quả hoạt động trong năm 2012, phòng Nhân sự đã rút ra được những tồn tại như sau :

1. Tuyển dụng nhân viên có trình độ chưa đáp ứng yêu cầu (đạt 98.5%/Mục tiêu 100%)

2. Vẫn còn hiện tượng sai lỗi khi tính lương thưởng và giải quyết chế độ cho nhân viên (TB : 22 lượt người/tháng. Mục tiêu : 0 lượt người/tháng)

3. Tỷ lệ nhân viên vi phạm nội quy Công ty bị xử lý kỷ luật trung bình đạt 2.2%/tổng số CBCNV/tháng. (Mục tiêu : 2%/tổng số CBCNV/tháng)

Chính vì thế, để cải thiện tình hình trên và hướng đến hiệu quả trong công tác tuyển dụng nhân sự cũng như nâng cao hiệu quả, hiệu lực làm việc cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty thì phòng Nhân sự VPIC1 đã đưa ra mục tiêu trọng điểm của năm 2013 :

1.  Đáp ứng 100% yêu cầu tuyển dụng nhân viên có trình độ.

2. Tỷ lệ sai lỗi khi tính lương, thưởng và giải quyết chế độ cho nhân viên là 0 người/tháng.

3. Tỷ lệ nhân viên vi phạm nội quy Công ty bị xử lý kỷ luật trung bình đạt 1% tổng số CBNV/tháng.

Bảng 3. Mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu năm 2013

STT

Mục tiêu và trọng điểm quản lý

Phương pháp thực hiện

1

Công tác tuyển dụng nhân lực Đảm bảo tuyển dụng  đúng thời hạn, số lượng theo yêu cầu .
Liên hệ với các trường đào tạo nghề trên địa bàn tỉnh và các địa phương lân cận, duy trì số lượng học sinh thực tập vào làm việc thực tế tại Công ty.

2

Công tác đào tạo Các đợt đào tạo trong và ngoài Công ty có đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của Thủ tục đào tạo Q-P-04.
Hướng dẫn, phổ biến quy định của Nội quy Công ty, pháp luật lao động, An toàn vệ sinh lao động cho 100% nhân viên mới được tuyển dụng hàng tháng.
Kiểm soát tỷ lệ nhân viên vi phạm Nội quy lao động bị xử lý kỷ luật hàng tháng.

3

Công tác tính lương, thưởng năng suất hàng tháng Đảm bảo việc hoàn thiện bảng lương hàng tháng đúng thời hạn phục vụ công tác báo cáo tài chính.

4

BHXH và giải quyết chế độ BHXH Hoàn thiện bảng tính kinh phí bảo hiểm hàng tháng đúng thời hạn phục vụ công tác báo cáo tài chính.
100% nhân viên khi nghỉ việc hợp lệ được làm thủ tục chốt sổ BHXH trong thời gian 7 ngày làm việc (tính từ ngày người lao động nhận quyết định nghi việc).

5

Kiểm soát chi phí nhân sự Đảm bảo số lượng nhân sự hợp lý, đáp ứng yêu cầu giải quyết tốt công việc
Kiểm soát thời gian tăng ca giải quyết công việc

6

Đề án cải tiến Định kỳ tiến hành điều tra mức độ hài lòng của nhân viên
Lập, xây dựng và thực hiện các đề án cải tiến nhằm cải thiện môi trường làm việc, nâng cao năng suất hiệu quả công việc

Ngoài ra, phòng Nhân sự cũng nhận thấy những mặt cần nâng cao hơn nữa nên đưa ra đề nghị hỗ trợ đó là: Đào tạo nâng cao năng lực quản trị nhân sự cho nhân viên bộ phận.

1.3.  Vai trò của chủ thể hoạch định mục tiêu

Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản lý xác định, lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu.

Hoạch định là quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm… để làm cho các sự việc có thể xảy ra, phải xảy ra hoặc không xảy ra theo hướng có lợi cho doanh nghiệp dựa trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức có tính đến đũi hỏi của Các quy luật khách quan chi phối lớn mọi yếu tố, mọi khía cạnh bờn trong nội bộ cũng như bên ngoài môi trường.

Mục tiêu của công ty VPIC1 được xây dựng dựa trên chiến lược lâu dài từ khi công ty mẹ Eurocharm (Đài Loan) được thành lập. Mục tiêu ấy được truyền bá sang các công ty con VPIC và AIE MOTOR. Ban lãnh đạo tập đoàn đã hình thành mục tiêu ấy dựa trên ý kiến đồng thuận của số đông các cổ đông trong tập đoàn Eurocharm. Do vậy mà khi đi vào hoạt động năm 2002, Công ty VPIC1 đã cố gắng hình thành và phát triển xoay quanh mục tiêu ấy. Vì đó là tôn chỉ trong sản xuất cũng như kinh doanh của cả tập đoàn Eurocharm chứ không riêng gì VPIC1. Phát triển mục tiêu ấy cho phù hợp với hoạt động của công ty có vai trò rất lớn từ các chủ thể hoạch định mục tiêu trong công ty. Các chủ thể hoạch định mục tiêu ở đây là các phòng chức năng, các thành viên trong công ty tham gia đóng góp. Thứ nhất là mục tiêu tổng quát do Ban giám đốc thảo luận, nghiên cứu và đưa ra chỉ đạo thực hiện trong phạm vi toàn Công ty VPIC1. Thứ hai là mục tiêu cụ thể thì do các bộ phận trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh đưa ra và dưới sự đánh giá của Ban giám đốc. Chẳng hạn như khối sản xuất đặt ra mục tiêu mỗi năm sản xuất được bao nhiêu sản phẩm linh kiện ô tô, xe máy, thiết bị y tế…Khối kinh doanh đặt ra mục tiêu phải thúc đẩy hoạt động với đối tác khách hàng mỗi quý, mỗi năm nhập sản phẩm của Công ty số lượng bao nhiêu, chất lượng ra sao, đòi hỏi về giá cả mặt hàng như thế nào…Khối hành chính thì đặt mục tiêu giữ vững ổn định nội bộ công ty về nhân sự, tài chính, kế toán ở mức nào…Từ những mục tiêu mà các khối đưa ra thì Ban giám đốc tổng hợp, phân tích, đánh giá xem mục tiêu nào là phù hợp thực tiễn, mục tiêu nào khả thi, mục tiêu nào có thể mang lại lợi ích toàn cục…để có quyết định mục tiêu kế hoạch hoạt động trong thời gian nhất định cho Công ty.

Với phòng Nhân sự VPIC1 thì mục tiêu của phòng cũng chịu chi phối từ mục tiêu lâu dài, chiến lược của Công ty. Các chủ thể hoạch định ra mục tiêu ấy là toàn thể nhân viên trong phòng chứ không đơn thuần chỉ là người Chủ quản. Các thành viên trong phòng có nhiệm vụ và trách nhiệm tham mưu cho Chủ quản về những vấn đề như công tác tuyển dụng nhân lực; công tác đào tạo; công tác tính lương, thưởng năng suất hàng tháng; Bảo hiểm xã hội; kiểm soát chi phí nhân sự…Và vai trò quan trọng, có tính quyết định là ở người Chủ quản – người đưa ra quyết định cuối cùng về mục tiêu sẽ thực hiện trong tương lai. Trong mục tiêu ấy bao gồm bảng kế hoạch thực hiện mục tiêu. Cho nên, Chủ quản bộ phận phải là người có khả năng xây dựng kế hoạch nhân sự trong mọi tình hình phát triển của Công ty. Xác định số lượng mục tiêu phù hợp với thời kỳ sản xuất kinh doanh của Công ty, phân tích mối quan hệ giữa các mục tiêu. Đồng thời xác định đúng đắn các mục tiêu bao trùm, mục tiêu trung gian và mục tiêu điều kiện để từ đó đưa ra các mốc thời gian cụ thể cho từng mục tiêu để có kế hoạch thực hiện.

2. Cơ cấu tổ chức

2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng để ứng mục tiêu của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý khoa học phù hợp với sự đổi mới sẽ tạo môi trường thuận lợi cho các cá nhân và các bộ phận trong công ty làm việc có hiệu quả hơn.

Công ty TNHH công nghiệp chính xác Việt Nam 1 có mô hình tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến được thể hiện qua sơ đồ :

Hình 3. Sơ đồ cơ cấu công ty

          Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty theo sơ đồ trên:

– Đứng đầu Công ty là: Chủ tịch Hội đồng quản trị.

– Ban giám đốc: Gồm 05 thành viên, trong đó 01 tổng giám đốc, 01 trợ lý Tổng giám đốc kiêm thư ký ISO, 03 phó Tổng giám đốc kiêm phụ trách trong lĩnh vực: Phó Tổng giám đốc phụ trách lĩnh vực kinh doanh và sản xuất 1, Phó Tổng giám đốc phụ trách lĩnh vực kỹ thuật – chất lượng và sản xuất 2, Phó Tổng giám đốc phụ trách lĩnh vực hành chính.

– Trợ lý tổng giám đốc (kiêm thư ký ISO): Thực hiện các hoạt động dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc, Giúp lãnh đạo công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng, Quản lý các hồ sơ liên quan.

– Các phòng ban

+ Phòng Tài vụ: Có chức năng ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập bảng cân đối kế toán, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm…Ngoài các chức năng nhiệm vụ về chuyên môn, bộ phận Tài vụ có nhiệm vụ cung cấp thông tin tài chính cho ban giám đốc khi có yêu cầu.

+ Phòng  Nhân sự:

1. Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành trong toàn Công ty.

2. Xây dựng, đề xuất quy chế lương áp dụng cho toàn Công ty.

3. Hàng năm xây dựng phương án tuyển dụng, đào tạo quản lý nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu của sản xuất.

4. Xây dựng và thực hiện các chế độ chính như : lương chính sách xã hội và những chính sách khác đối với người lao động.

5. Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên của Công ty. Phối hợp với các cơ quan đơn vị có chức năng, tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho các đối tượng có liên quan .

6. Quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

7. Xây dựng và trình giám đốc phê duyệt nội quy, quy chế làm việc của Công ty, quy định về quản lý bảo vệ tài sản công, bảo vệ an ninh, an toàn của doanh nghiệp.

8. Phụ trách các vấn đề bồi thường, khen thưởng và phúc lợi cho người lao động

9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

+ Phòng Thu mua: Có nhiệm vụ lập đơn đặt hàng mua hàng tiêu hao, nguyên liệu, linh kiện. Đảm bảo vật tư hàng hoá được mua về một cách đúng, đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của đơn đặt hàng với chi phí hợp lý, đồng thời có nhiệm vụ đánh giá các nhà cung ứng.

+ Phòng Kaifa : Có nhiệm vụ khai phá, làm thử linh kiện liên quan đến sản phẩm mới, quản lý bản vẽ, tài liệu kỹ thuật, xử lý, thương lượng kỹ thuật với khách hàng.

+ Phòng QA : Giám sát, quản lý và bảo hành chất lượng. Đây là bộ phận có quyền và có trách nhiệm quy định sẽ đặt khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm ở công đoạn nào, kiểm tra sản phẩm theo phương pháp, tiêu chuẩn nào, sẽ dùng dụng cụ gì để kiểm tra, và sản phẩm phải đạt được mức độ nào thì sẽ được công nhận là chính phẩm. Khuyết tật nào sẽ quy ra là thứ phẩm,v.v…Nói chung, QA là bộ phận chỉ huy, chịu trách nhiệm toàn bộ về tiêu chuẩn, quy trình kiểm tra để đảm bảo chất lượng. QC là bộ phận thi hành những quy định, hướng dẩn của QA trong việc kiểm tra, phân loại chất lượng sản phẩm. Có nhiệm vụ kiểm nghiệm thành phẩm hàng hoá, kiểm tra các công đoạn sản xuất sản phẩm.

+ Phòng  Kinh doanh – Xuất nhập khẩu:

Tổ kinh doanh: Thực hiện công việc liên hệ với khách hàng trong việc tiếp nhận đơn đặt hàng, các yêu cầu sản xuất, các mặt hàng mới và các mặt hàng khác. Lập báo giá và thoả thuận với khách hàng về giá bán. Kiểm soát giá cả thị trường dựa trên dự thay đổi của giá cả nguyên vật liệu và đề suất giảm giá từ phía khách hàng để đưa ra sự thay đổi về giá cả cho hợp lý. Đảm bảo các điều kiện trên hợp đồng đã ký kết được thực hiện đầy đủ và chính xác. Thực hiện đánh giá mức độ hài lòng của các khách hàng.

Tổ xuất nhập khẩu: Thực hiện và liên hệ với các khách hàng nước ngoài. Thực hiện và cải tiến các nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hoá sao cho phù hợp với điều kiện quản lý của Công ty.

+ Phòng Quản lý sản xuất: Thực hiện việc lập và sắp xếp kế hoạch sản xuất, đôn đốc, kiểm soát, kiểm tra tiến độ sản xuất, quản lý kho. Tiến hành kiểm kê theo yêu cầu của người có thẩm quyền. Theo dõi tiến độ và tình hình giao hàng cho khách hàng.

+ Phòng quản lý kho :

1.   Tiếp nhận vật tư kỹ thuật, sản phẩm đầy đủ về số lượng, chất lượng và kịp thời vào kho theo đúng các thủ tục đã được Công ty quy định.

2.     Dự trữ đầy đủ về số lượng, chất lượng nguyên, nhiên, vật liệu cho sản xuất sản phẩm, sửa chữa, xây dựng cơ bản và đảm bảo cấp phát kịp thời, đầy đủ cho các bộ phận sử dụng khi có yêu cầu.

3.     Bảo đảm giữ gìn và duy trì tốt số lượng, chất lượng các loại vật tư kỹ thuật và sản phẩm trong thời gian lưu kho. Hạn chế hao hụt tự nhiên, hư hỏng, biến chất, mất mát…

4.     Cập nhật đầy đủ số liệu, chứng từ, cung cấp số liệu cần thiết cho các phòng ban chức năng Công ty về tình hình nhập, xuất, dự trữ nguyên, nhiên, vật liệu và sản phẩm, tình hình về chất lượng vật tư kỹ thuật, về tiêu thụ sản phẩm phục vụ cho công tác hạch toán, quyết toán của Tổng công ty.

+ Phòng kỹ thuật sản xuất:

1. Thực hiện quản lý kỹ thuật cho tất cả các quá trình sản xuất của Công ty;

2. Tham gia góp ý phương án theo yêu cầu của Giám đốc công ty;

3. Theo dõi việc áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng;

4. Nghiên cứu, đề xuất cải tiến Hệ thống chất lượng cho phù hợp với các văn bản Pháp luật và tình hình sản xuất, kinh doanh của Công ty.

+ Các phòng sản xuất: Dựa theo kế hoạch của bộ phận quản lý sản xuất, lập kế hoạch sản xuất cụ thể cho bộ phận, đồng thời kiểm soát tiến độ sản xuất, nâng cao năng suất, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm, đảm bảo tiến độ thực hiện các báo cáo sản xuất cho bộ phận quản lý đầy đủ và đúng thời hạn

Qua sự tìm hiểu về bộ máy tổ chức quản lý của Công ty, ta thấy Công ty có bộ máy quản lý tương đối chặt chẽ và rõ ràng. Điều này giúp cho công tác quản lý đạt tối ưu về mọi hoạt động của công ty.

2.2. Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty VPIC1

a. Mối quan hệ trong ban lãnh đạo

Ban lãnh đạo làm việc theo nguyên tắc một thủ trưởng. Đứng đầu Công ty là Chủ tịch Hội đồng quản trị – người nắm quyền lãnh đạo cao nhất Công ty và cũng chịu trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo Công ty mẹ Eurocharm – Đài Loan về tình hình sản xuất và kinh doanh Công ty. Bên dưới, chịu sự sự điều phối của Chủ tịch HĐQT và trực tiếp triển khai kế hoạch sản xuất kinh doanh Công ty là Tổng giám đốc. Trợ giúp cho Tổng giám đốc là các Phó Tổng giám đốc – là những đứng đầu các trung tâm trong Công ty, có quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các vấn đề do mình phụ trách khi có sự chỉ đạo của Tổng giám đốc. Đối với các vấn đề mang tính chất phức tạp, cần sự quyết định quan trọng thì các Phó Tổng giám đốc phải báo cáo Tổng giám đốc để xin ý kiến, bàn bạc thảo luận để đảm bảo cho quyết định đưa ra được chính xác.

b. Mối quan hệ giữa Ban giám đốc với các phòng ban chức năng của công ty

Là quan hệ trực tiếp bằng mệnh lệnh. Tổng giám đốc ủy quyền chỉ đạo trực tiếp cho các Phó Tổng giám đốc. Các Phó Tổng giám đốc Công ty VPIC1 là những người đứng đầu các trung tâm trong Công ty, có quyền điều hành các phòng chức năng do mình quản lý và thực hiện báo cáo định kỳ hàng tháng công việc trước Tổng giám đốc và toàn thể Ban giám đốc. Công ty có 5 trung tâm gồm: Trung tâm Kinh doanh, trung tâm kỹ thuật & chất lượng, trung tâm sản xuất 1, trung tâm sản xuất 2 và trung tâm hành chính. Đứng đầu 5 trung tâm này là 3 Phó Tổng giám đốc bởi Phó Tổng giám đốc Chan, Chen-Chin kiêm phụ trách 2 trung tâm đó là trung tâm kỹ thuật & chất lượng và trung tâm sản xuất 2. Phó Tổng giám đốc Wu, Tsong-Wuu kiêm phụ trách 2 trung tâm: trung tâm Kinh doanh và trung tâm sản xuất 1. Ngược lại, các phòng chức năng thuộc các trung tâm trên sẽ có nhiệm vụ và trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động, kết quả công việc của phòng cho chính người Phó Tổng giám đốc phụ trách trung tâm ấy.

c. Quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau

Thứ nhất, trong trung tâm kinh doanh thì phòng kinh doanh là phòng duy nhất trong trung tâm có nhiệm vụ lên kế hoạch kinh doanh, làm việc với khách hàng và ký kết các hợp đồng mua bán cũng như nghiên cứu thị trường để đưa ra giá cả phù hợp, mang lại lợi ích tối đã cho Công ty. Đồng thời chịu sự quản lý, kiểm tra giám sát của Phó Tổng giám đốc Wu, Tsong-Wuu.

Thứ hai, trong trung tâm kỹ thuật & chất lượng thì bao gồm 2 phòng là phòng KAIFA và phòng QA. Cái tên của trung tâm đã cho thấy nhiệm vụ chính của 2 phòng đó là phòng KAIFA phụ trách vấn đề kỹ thuật sản xuất, còn phòng QA phụ trách vấn đề kiểm tra chất lượng sản phẩm. Phòng QA & KAIFA thực hiện việc báo cáo công việc và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Phó Tổng giám đốc Chan, Chen-Chin.

Thứ ba, trung tâm sản xuất 1 là trung tâm trực tiếp tham gia và thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm. Các phòng trong trung tâm là các khâu trong từng dây chuyền sản xuất. Phòng Quản lý sản xuất thực hiện việc lập và sắp xếp kế hoạch sản xuất rồi triển khai sang các phòng sản xuất 2, sản xuất 3.1, sản xuất 3.2, phòng Đúc và phòng Sơn, đồng thời kiểm soát, kiểm tra tiến độ sản xuất của các phòng này. Trong quá trình sản xuất, phòng Kỹ thuật sản xuất sẽ là đơn vị can thiệp về các vấn đề cải tiến kỹ thuật sản xuất, giám sát việc áp dụng các kỹ thuật trong khâu sản xuất của từng bộ phận. Khâu cuối trong quá trình sản xuất đó là chuyển các sản phẩm linh kiện, phụ tùng ô tô, xe máy về các kho dưới sự quản lý của phòng Quản lý kho. Các phòng trong trung tâm sản xuất 1 chịu sự quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát và đồng thời báo cáo công việc với Phó Tổng giám đốc Wu, Tsong-Wuu.

Thứ tư, trung tâm sản xuất 2 là trung tâm tách ra từ trung tâm sản xuất 1 và cũng có nhiệm vụ sản xuất. Trung tâm gồm có 2 phòng là phòng sản xuất 1 và phòng sản xuất 4. Hai phòng này thực hiện chức năng sản xuất và chịu trách nhiệm báo cáo với Phó Tổng giám đốc Chan, Chen-Chin.

Thứ năm, trung tâm Hành chính là trung tâm không tham gia vào bất cứ công đoạn sản xuất hay kinh doanh nào của Công ty nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối hoạt động sản xuất & kinh doanh của Công ty. Trung tâm gồm 3 phòng chức năng: phòng Nhân sự, phòng Thu mua và phòng Tài vụ. Phòng Nhân sự là phòng quản lý toàn bộ nhân viên trong công ty từ công tác tuyển dụng, đào tạo đến bố trí sắp xếp nhân sự vào trong các khâu sản xuất, kinh doanh. Phòng Thu mua thì đảm nhận nhiệm vụ cung cấp nguyên liệu sản xuất đầu vào như sắt thép, máy móc trang thiết bị, đồ bảo hộ lao động…và tính toán đầu ra cho hàng phế phẩm. Phòng Tài vụ chịu trách nhiệm tài chính của công ty, quản lý quá trình thu – chi tài chính công ty. Ba phòng này có quan hệ mật thiết với nhau, phòng Nhân sự tính toán tiền lương thưởng mỗi tháng cho công nhân viên (trong đó có cả nhân viên phòng Tài vụ) rồi chuyển sang phòng Tài vụ xin cấp tài chính trả cho công nhân viên. Phòng Thu mua khi muốn nhập nguyên liệu phải có hóa đơn trình bên phòng Tài vụ xin cấp tài chính.

Tuy bộ máy cơ cấu tổ chức Công ty VPIC1 tách làm 5 trung tâm nhưng các trung tâm đều có sự phối hợp chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ để cho ra một sản phẩm linh kiện, phụ tùng cơ khí cung cấp đến cho khách hàng. Chẳng hạn để cung cấp mặt hàng khung xe máy cho công ty Piaggio công ty VPIC1 thực hiện qua các trung tâm và theo các quy trình quản lý chặt chẽ. Sản phẩm khung xe máy Piaggio được sản xuất và hoàn thiện tại trung tâm sản xuất 1 và 2 sau đó được đưa sang trung tâm kỹ thuật và chất lượng để kiểm tra dưới sự giám sát của phòng QA và Kaifa. Sản phẩm chỉ được biết đến dưới sự quảng cáo và xúc tiến kinh doanh đối với nhóm khách hàng của trung tâm kinh doanh. Đồng thời, những công việc chung của các phòng ban như phân bổ tài chính, vấn đề liên quan đến luật pháp, các công việc hành chính…sẽ được thực hiện ở cấp công ty.

* Đánh giá cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức trực tuyến là cơ cấu được xây dựng trên cơ sở quyền lực tập trung vào trong tay người đứng đầu, mọi mối quan hệ ở trong tổ chức đều là mối quan hệ trực tuyến.Ở đó quyền hạn là quyền hạn trực tuyến, cho phép người quản lý ra quyết định, chỉ đạo, điều khiển và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Cấp dưới có nghĩa vụ phục tùng và chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp. Trong cơ cấu tổ chức này mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới là mối quan hệ điều khiển – phục tùng mang tính chất bắt buộc.

Ưu điểm:

Đảm bảo được hiệu lực điều hành của lãnh đạo Công ty: Bởi lãnh đạo là người trực tiếp và ra quyết định và chỉ đạo xuống cấp dưới, vì vậy nghĩa vụ của công nhân viên trong Công ty được xác định một cách chính xác và cụ thể.

Thông tin mệnh lệnh được truyền theo chiều dọc của cơ cấu Công ty: Đảm bảo nguồn thông tin được truyền đi một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời.

Việc phân công công việc trong Công ty được rõ ràng, phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người. Chẳng hạn như Chủ quản bộ phận là người có quyền chỉ đạo, điều hành công việc của phòng, chịu trách nhiệm trước Phó Tổng giám đốc. Các nhân viên trong bộ phận lại chịu sự quản lý của Chủ quản, nhận công việc do Chủ quan giao phó và chịu trách nhiệm báo cáo với chính Chủ quản.

Đảm bảo số đầu mối quản lý một cách hợp lý mà không quá nhiều hoặc quá ít. Trong mỗi phòng, bộ phận đều có một chức danh Chủ quản, đây là những người trực tiếp quản lý nhân viên bộ phận mình và hướng dẫn về chuyên môn công việc.

Nhân viên quản lý từng phòng chức năng có điều kiện đi sâu vào từng nghiệp vụ và không chỉ đạo chung chung.

Nhược điểm:

Trong Công ty, người lãnh đạo phải giải quyết những nhiệm vụ hết sức phức tạp và phải chỉ thị cho những người phụ thuộc về mọi vấn đề trong công tác. Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tính quyết đoán cao… để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Cũng vì thế mà sự uỷ quyền xuống cấp dưới gặp rất nhiều khó khăn.

Do có quá nhiều cấp quản lý sẽ dễ gây ra sự thiếu trách nhiệm và không sát với công việc.

3. Hiện trạng nhân lực

3.1 Hiện trạng nhân lực Công ty VPIC1

Bảng 4. Hiện trạng nhân lực Công ty VPIC1 tính đến tháng 12/2012

Sstt

Tiêu chí

Số lượng lao động (người)

Tỉ lệ (%)

1

Tổng số lao động

3285 100

2

Giới tính Nam 2628 80
Nữ 657 20

3

Nguồn gốc Trong tỉnh 2792 85
Ngoài tỉnh 493 15

4

Trình độ chuyên môn Đại học 99 3
Cao đẳng 99 3
Trung cấp 329 10
Công nhân kỹ thuật 952 29
Lao động phổ thông 1806 55

5

Bộ phận làm việc VP Tổng giám đốc 8 0.2
Nhân sự 9 0.3
Kinh doanh 20 0.6
Tài vụ 17 0.5
Xuất nhập khẩu 5 0.15
Thu mua 20 0.6
QA 141 4.3
KaiFa 44 1.3
Máy tính 3 0.1
Quản lý sản xuất 57 1.7
Quản lý kho 199 6.1
Kỹ thuật sản xuất 4 0.1
Quản lý thiết bị 14 0.4
Sơn 234 7.1
Lắp ráp 43 1.3
Cắt 159 4.8
Gia công 84 2.6
Công vụ 47 1.4
Đánh bóng 333 10
Dập xưởng 1 223 6.8
Dập xưởng 3 141 4.3
Dập xưởng 4 184 5.6
Đúc 154 4.7
Hàn xưởng 1 230 7
Hàn Ford 17 0.5
Hàn xưởng 3 350 10.7
Hàn xưởng 4 317 9.6
Khuôn mẫu 141 4.3
Tổng vụ 72 2.2
Vệ sinh 8 0.2
Bảo vệ môi trường 7 0.2

Thu nhập bình quân: 3.500.000 VNĐ/người/tháng.

Qua bảng hiện trạng nhân lực Công ty VPIC1 trên có thể thấy được một số vấn đề sau:

Thứ nhất là tỉ lệ lao động nam nhiều hơn lao động nữ, nhưng điều đó hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất & kinh doanh của Công ty là các mặt hàng linh kiện, phụ tùng cơ khí. Các xưởng sản xuất đòi hỏi chủ yếu sức lực, sự bền bỉ, sức chịu đựng công việc của lao động nam. Lao động nữ chủ yếu làm công việc gia công các chi tiết nhỏ của sản phẩm.

Thứ hai là nguồn gốc lao động trong Công ty. Do công ty hoạt động trong tỉnh Vĩnh Phúc nên lao động chủ yếu là người trong tỉnh, chỉ có số ít lao động đến từ các tỉnh lân cận. Điều đó cũng cho thấy nguồn lao động dồi dào mà trong tỉnh có được, đồng thời Công ty cũng giải quyết được số lượng lớn việc làm cho người dân trong tỉnh.

Thứ ba là chất lượng đội ngũ nhân lực trong Công ty chưa cao. Tỉ lệ lao động có trình độ Đại học chỉ chiếm 3% (99 người); có trình độ Cao đẳng cũng chỉ là 3% (99 người). Số người có trình độ Đại học, Cao đẳng chủ yếu làm việc trong khối Văn phòng công ty là các nhà quản lý cấp cao ở các vị trí như Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám đốc, Chủ quản, Phó Chủ quản…Tỉ lệ lao động có trình độ trung cấp và công nhân kỹ thuật chủ yếu làm việc dưới xưởng sản xuất, trực tiếp tham gia quá trình sản xuất sản phẩm. Tỉ lệ người lao động phổ thông chiếm khá cao (55%), chủ yếu là công nhân các bộ phận sản xuất. Họ vào làm việc trong công ty không có trình độ chuyên môn nào, không qua một trường lớp đào tạo nào mà chủ yếu được Công ty đào tạo phù hợp với yêu cầu chuyên môn của công việc.

3.2 Hiện trạng nhân lực của phòng nhân sự VPIC1

Hiện nay phòng nhân sự có 09 nhân viên gồm: 01 Chủ quản, 01 tổ trưởng, 01 tổ phó, 01 nhóm trưởng và 05 nhân viên. Dưới đây là bảng chỉ báo nhân lực của phòng Nhân sự Công ty VPIC1:

Bảng 5. Hiện trạng nhân lực của phòng nhân sự VPIC1

STT Họ và tên Năm sinh Giới tính

Chức vụ

Trình độ

Ngày vào

Số thẻ

1 Vũ Thị Nhinh

1979

Nữ

Chủ quản

Đại học

13/01/03

0336

2 Nguyễn Thúy Hà

1977

Nữ

Nhân viên

Trung cấp

24/02/03

0369

3 Trần Thu Hường

1984

Nữ

Tổ phó

Đại học

17/9/04

0740

4 Nông Thị Hợp

1984

Nữ

Nhân viên

Đại học

06/4/05

1188

5 Nguyễn Minh Tâm

1980

Nữ

Tổ trưởng

Đại học

25/7/05

1443

6 Hoàng Thị Hoa

1986

Nữ

Nhóm trưởng

Đại học

01/10/07

2824

7 Bùi Hồng Nhung

1985

Nữ

Nhân viên

Trung cấp

19/3/08

3489

8 Nguyễn Thị Sinh

1984

Nữ

Nhân viên

Đại học

26/3/08

3499

9 Nguyễn Anh Tuấn

1984

Nam

Nhân viên

Cao đẳng

16/4/08

3618

Về trình độ:           – Tốt nghiệp Đại học chiếm 67%.

                     – Tốt nghiệp Cao Đẳng chiếm 11%.

            – Tốt nghiệp trung cấp chiếm 22%.

Về độ tuổi:    – Từ 18 – 30 chiếm 66%

 – Từ 30 – 40 chiếm 34%

 – Trên 40 tuổi chiếm 0% .

 Bảng 6. Đánh giá hiện trạng nhân lực của Công ty VPIC1

Tiêu chí

Nội dung

Điểm mạnh

– Tổ chức nhân sự công ty hợp lý, phù hợp với  yêu cầu tiêu chuẩn về số lượng và chất lượng của mỗi bộ phận;- Những vị trí chủ chốt có trình độ đại học và thâm niên công tác có kinh nghiệm trong công việc.- Có trình độ chuyên môn phù hợp với từng vị trí làm việc, làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.- Có tinh thần trách nhiệm đối với công việc và khả năng làm việc độc lâp cao.

– Công nhân viên trẻ rất năng động, nhiệt tình trong công viêc, có tâm huyết với nghề, không ngừng nâng cao, trau dồi kiến thức, học hỏi kinh nghiệm từ lãnh đạo, từ các đồng nghiệp nhằm phục vụ và nâng cao công tác chuyên môn.

– Phân công công việc rõ ràng thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở và rà soát toàn bộ công việc.

– Nhân viên được làm việc trong môi trường công nghiệp với máy móc trang thiết bị hiện đại, tiên tiến.

Điểm yếu

– Công tác tuyển dụng và sử dụng nhân lực còn một số hạn chế: một số vị trí còn làm việc chưa đúng chuyên ngành, chưa phù hợp về trình độ năng lực;- Số lượng công nhân viên còn thiếu ở một số bộ phận;

Cơ hội

– Nguồn nhân lực được đào tạo ngày càng nhiều.- Các nhân viên có cơ hội được cử đi đào tạo, tập huấn về các lĩnh vực được giao.- Được nâng cao trình độ chuyên môn, khả năng làm việc.- Có những chế độ ưu tiên, khen thưởng đối với các cá nhân có thành tích xuất sắc trong công việc.

Thách thức

– Áp lực công việc nên vẫn còn tình trạng công nhân viên xin chấm dứt hợp đồng gây ảnh hưởng đến nguồn lực sản xuất;- Đòi hỏi cao từ khách hàng đối với sản phẩm linh kiện, phụ tùng ô tô, xe máy trong nước cũng như một số hàng xuất khẩu như giường bệnh nhân, phụ tùng xe trượt tuyết…nên đồng thời trình độ công nhân viên cũng phải được nâng cao.

Bảng 7. Dự kiến thay đổi nhân sự Công ty

STT

Nhân sự

Nhu cầu lao động

Năm 2012

Năm 2013

Ổn định

V.Nam

N.ngoài

V.Nam

N.ngoài

V.Nam

N.ngoài

1 CB quản lý

140

40

145

40

150

40

2 LĐ trực tiếp

2.225

2.305

2.450

3 LĐ gián tiếp

735

850

800

4 NV Văn Phòng

85

100

5 Tổng số

3285

40

3.300

40

3.500

40

4. Chính sách đào tạo và phát triển nhân lực

4.1. Những đặc điểm của cơ quan ảnh hưởng tới quá trình đào tạo

Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 là doanh nghiệp công nghiệp có quy trình công nghệ kỹ thuật sản xuất phức tạp, tức là doanh nghiệp có quy trình công nghệ kỹ thuật sản xuất sản phẩm gồm nhiều giai đoạn có thể gián đoạn về mặt kỹ thuật, các bộ phận sản xuất có thể bố trí tách rời nhau, tương đối độc lập với nhau, sản phẩm sản xuất ra trong doanh nghiệp có thể chỉ có một loại cũng có thể có nhiều loại khác nhau. Cho nên đòi hỏi nhiều nhân công tham gia vào các khâu trong dây chuyền sản xuất sản phẩm. Do vậy, vai trò của các nhân viên trong công ty là hết sức quan trọng, quyết định sự thành công của Công ty VPIC 1.

Với chiến lược kinh doanh lấy con người làm trung tâm, cùng với việc đầu tư, mở rộng, đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, VPIC1 không ngừng chú trọng chăm lo đời sống người lao động, duy trì việc trao đổi thông tin, tạo mối quan hệ hai chiều để người lao động thấy rõ tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị trong từng giai đoạn cụ thể, tạo điều kiện tối đa để người lao động tham gia vào việc xây dựng và phát triển công ty. Chính vì vậy Công ty VPIC 1 rất chú trọng công tác đào tạo về chuyên môn lao động cho nhân viên Công ty cũng như công tác an toàn lao động trong Công ty. Đối với nhân viên khối sản xuất, đào tạo nâng cao tay nghề kỹ thuật và đảm bảo an toàn lao động ở mức cao nhất. Đối với nhân viên khối văn phòng thì được đào tạo về mặt chuyên môn nghiệp vụ văn phòng hay trình độ ngoại ngữ, tin học hay cử đi đi học nước ngoài…

4.2. Thực trạng đào tạo nhân viên Công ty TNHH VPIC 1

Việc đào tạo nghề cho người lao động là hết sức quan trọng và cần thiết, nó giúp cho người lao động nắm vững được chuyên môn nghiệp vụ của mình để học thực hiện được công việc tốt hơn. Trang bị cho người lao động kiến thức về nghề nghiệp nào đó để họ có thể tham gia vào thị trường lao động, tìm chỗ làm việc thích hợp để nuôi sống bản thân và gia đình, đồng thời góp phần vào sự đi lên của xã hội. Như vậy đào tạo nghề cho người lao động là yếu tố quan trọng đầu tư cho tăng trưởng và phát triển kinh tế.

Mặt khác, trong điều kiện hiện nay trình độ khoa học kĩ thuật phát triển hết sức nhanh chóng, làm thay đổi mọi mặt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, những đòi hỏi của doanh nghiệp ngày càng cao hơn đặc biệt là nhu cầu về lao động có tay nghề cao để đáp ứng được với công nghệ máy móc hiện đại. Do đó quá trình đào tạo nghề cho người lao động cũng sẽ thay đổi theo và người lao động sẽ làm chủ được sự thay đổi đó.

Nắm bắt được nhu cầu và tình hình đó, Công ty VPIC 1 sau khi tuyển nhân viên ở các cấp, trình độ khác nhau vào Công ty đều có thực hiện công tác đào tạo, hướng dẫn nghề nghiệp cho nhân viên Công ty. Đối với lao động phổ thông khi mới trúng tuyển sẽ có thời gian thử việc là 6 ngày. Trong thời gian đó người lao động sẽ phải trải qua lớp tập huấn hiểu biết về cách sử dụng máy móc trang thiết bị đối với từng bộ phận do nhân viên phòng Nhân sự đảm trách. Sau khi nắm vững các kiến thức vận hành máy móc, trang thiết bị thì người lao động sẽ được thực hành trong xưởng với sự kèm cặp, giám sát của các nhân viên lâu năm trong xưởng. Đối với nhân viên khối văn phòng sau khi có trúng tuyển sẽ có thời gian thử việc là 60 ngày. Trong thời gian thử việc, nhân viên thử việc sẽ phải trải qua các bài test do trưởng phòng Nhân sự đặt ra và đánh giá. Nếu nhân viên đáp ứng được các tiêu chuẩn do Chủ quản bộ phận cũng như Công ty đưa ra thì sẽ chính thức được nhận vào làm việc cho Công ty VPIC 1.

Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất, kinh doanh các mặt hàng gia công từ sắt thép như linh kiện, phụ tùng ôtô, xe máy và thiết bị xe trượt tuyết, thiết bị y tế… nên yếu tố an toàn luôn phải đặt lên hàng đầu. Chính vì vậy mà song hành cùng quá trình sản xuất thì Công ty cũng tăng cường các hoạt động tuyên truyền, tập huấn nâng cao ý thức, trách nhiệm về an toàn lao động trong toàn Công ty. Ngoài ra, Công ty cũng tổ chức Hội nghị báo cáo QCC trong phạm vi Công ty và đề nghị toàn thể các bộ phận trong Công ty hưởng ứng tham gia. Mục đích của Hội nghị là để các bộ phận, phòng ban trong công ty phối hợp với nhau làm nên một bản báo cáo trong đó có các chủ đề khác nhau nhằm nêu lên ý tưởng, hành động và mục tiêu để cải tiến môi trường làm việc trong Công ty.

Có thể nói các hoạt động trong công tác đào tạo và phát triển nhân lực của Công ty VPIC 1 là hết sức thiết thực, cụ thể và hướng đến lợi ích toàn cục cho người lao động và Công ty. Nhân viên sau khi đào tạo có khả năng phân tích tình hình, giải quyết những tình huống thường gặp hợp lý mà không cần đến sự giúp đỡ của nhà quản lý cũng như nhân viên giám sát. Năng suất bình quân tăng lên đáng kể, doanh thu trung bình tăng lên. Sau khi được đào tạo nhân viên có kỹ năng, kỹ xảo cần thiết áp dụng vào công việc, giảm bớt sự quản lý của ban quản lý. Đồng thời nhận thức được sự đóng góp của bản thân với sự phát triển không ngừng của Công ty. Luôn mong muốn tự khẳng định mình, luôn có kế hoạch để vươn lên, không tự do như trước nữa. Với hướng đi đó đã và đang dần tạo cho Công ty một bước đi vững chắc cho tương lai và tạo đà ngày càng phát triển. Điều đó được thể hiện qua các sản phẩm mà Công ty cung cấp đến cho khách hàng cũng như những phản hồi tích cực ngược lại từ phía khách hàng. Từ đó sẽ giúp cho Công ty VPIC 1 mạnh dạn đổi mới và mở rộng các hoạt động sản xuất, kinh doanh các sản phẩm ngày càng đa dạng. Tuy nhiên, bên cạnh những thành quả đạt được đó thì Công ty cũng còn những điểm cần lưu ý và nâng cao hơn nữa đó là trình độ lao động phổ thông vẫn còn nhiều (55%) và lao động có trình độ cao đẳng và đại học vẫn còn ít (6%). Điều đó đặt ra một yêu cầu đó là phải làm sao để nâng cao trình độ cho người lao động phổ thông có kiến thức và tay nghề cao hơn nữa để đáp ứng với sự thay đổi không ngừng của thời đại.

4.3. Đề xuất chiến lược phát triển nhân lực cho một giai đoạn nhất định

Với lực lượng công nhân viên hiện nay của Công ty thì đã đáp ứng được các yêu cầu chất lượng chuyên môn cũng như số lượng cần thiết duy trì hoạt động sản xuất và kinh doanh trong toàn công ty. Tuy nhiên, cần phải không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ ấy bởi nó không chỉ phục vụ cho hiện tại mà còn mang tính chiến lược lâu dài. Cho nên, qua tìm hiểu em xin được đưa ra các đề xuất chiến lược phát triển nhân lực cho giai đoạn từ năm 2013 – 2018 như sau:

* Lựa chọn đối tượng đào tạo hợp lý, phù hợp với lĩnh vực làm việc của từng người.

– Đối với việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao năng lực cho người lao động để áp dụng khoa học công nghệ mới hoặc là chuyển làm công việc ở cấp cao hơn thì khi xác định đối tượng đào tạo, các nhà quản lý đã đưa ra các tiêu chí sau:

+ Người lao động phải thực hiện tốt công việc hiện tại;

+ Có khả năng phát triển trong tương lai;

+ Có nguyện vọng được đào tạo và phát triển;

+ Có khả năng học tập, bồi dưỡng và sẵn sàng vì công ty;

+ Có phẩm chất đạo đức tốt.

+ Khi đào tạo không ảnh hưởng hoặc ảnh hưởng ít đến công việc hiện tại.

* Đào tạo các kỹ năng cho nhân viên phù hợp với chiến lược kinh doanh của Công ty, tránh sự tụt hậu của nguồn nhân lực.

– Công ty nên mở các lớp đào tạo, huấn luyện lại cán bộ quản lý trong toàn Công ty về quản trị nhân sự, nâng cao trình độ nghiệp vụ các phòng ban. Đồng thời, tạo điều kiện cho các cán bộ quản lý có cơ hội thăng tiến, đảm nhiệm các trọng trách trong bộ máy tổ chức.

– Nên tuyển thêm lao động là những cử nhân, nhân viên trẻ có trình độ chuyên môn cao, phù hợp với công việc.

* Kế hoạch hóa nguồn nhân lực.

– Công ty căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xác định số lượng cũng như chất lượng nhân lực muốn tuyển dụng hay là lấy từ nội bộ Công ty.

* Tổ chức sử dụng lao động và sử dụng lao động hợp lý.

– Bố trí những người quản lý phù hợp với khả năng và trình độ quản lý của họ trong các xưởng sản xuất hay phòng ban chức năng. Chú trọng tính năng động, sáng tạo có năng lực và trình độ của người quản lý giỏi để họ phát huy hết năng lực của mình.

– Cần sắp xếp số lượng người quản lý hợp lý hơn để tạo ra một cơ cấu phù hợp nhất trong công ty và từng bộ phận.

5. Hệ thống thông tin trong quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.

Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý. Trong mỗi tổ chức,để cho các hoạt động quản lý  có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng hệ thống thông tin tối ưu. Vai trò của thông tin trong quản lý thể hiện ở những nội dung cơ bản sau:

– Vai trò của thông tin trong việc lập kế hoạch và ra quyết định
Lập kế hoạch và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý. Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin. Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả các vấn đề sau:

+ Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định.

+ Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức.

+ Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu.

+ Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý
– Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức

Trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức, thông tin có vai trò quan trọng ở các phương diện sau:

+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công phân nhiệm và giao quyền.

+ Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực.

+ Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ các nguồn lực khác.

+ Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức.

+ Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ chức.

+ Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả.

– Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra

Trong lĩnh vực kiểm tra, thông tin có vai trò quan trọng trên các phương diện:

+ Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra.

+ Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn.

+ Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm của chủ thể. Như vậy, có thể thấy rằng thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chứcnăng của quy trình quản lý, là nhân tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thựchiện và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý. Thông tin là cầu nối giữa tổ chức với môi trường.

– Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo

Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyếtđúng đắn và hiệu quả các nội dung sau:

+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên.

Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý:

Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định.

Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.

Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài.

Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin.

Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn.

Ví dụ thực tế của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

Ra quyết định là nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý và nó quyết định đến thành bại của một tổ chức. Một quyết định có hiệu lực và hiệu quả là quyết định dựa trên những phẩm chất và kỹ năng của người lãnh đạo như tầm nhìn, sự hiểu biết về chuyên môn và thực tế, tính quyết đoán, tinh thần trách nhiệm dám làm dám chịu…Tuy nhiên, như thế là chưa đủ bởi một quyết định đôi khi đòi hỏi sự tham gia của nhiều óc phán đoán để có được đánh giá khách quan hơn, xác thực hơn và đảm bảo tính khả thi. Chính vì vậy, người lãnh đạo rất cần đến những hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định mà trong đó đóng vai trò quan trọng là yếu tố con người.

Phòng nhân sự VPIC1 là bộ phận có nhiệm vụ và trách nhiệm hàng năm xây dựng phương án tuyển dụng, đào tạo quản lý nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu của sản xuất. Để thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự được đảm bảo về số lượng quy định và chất lượng yêu cầu, cùng với nỗ lực của các nhân viên trong phòng thì cần kể đến vai trò của Chủ quản bộ phận, đặc biệt là khi một quyết định của Chủ quản được đưa ra triển khai. Sau 6 tháng đầu năm 2013, tình hình sản xuất của Công ty ngày càng phát triển, với sức tăng trưởng đó đòi hỏi phải mở rộng sản xuất, huy động mọi nhân lực cũng như vật lực để thực hiện công việc, hoàn thành chỉ tiêu tháng, quý. Chính vì vậy, ngày 10/7/2013 Chủ quản phòng Nhân sự đã đưa ra thông báo tuyển dụng 80 lao động phổ thông, trung cấp và cao đẳng. Nhưng trước khi đưa ra được quyết định tuyển dụng như vậy thì Chủ quản đã phải thu thập thông tin từ nhiều phía để nhìn nhận vấn đề sát với thực tiễn yêu cầu. Thứ nhất đó là thông tin mệnh lệnh từ Giám đốc quản lý yêu cầu về nhân sự phục vụ cho mở rộng quy mô sản xuất hiện tại. Thứ hai đó là thông tin từ phía nhân viên trong phòng về số lượng công nhân viên hiện tại, chất lượng cũng như trình độ công nhân viên trong các bộ phận và số công nhân viên nghỉ phép (ốm đau, bệnh tật, thai sản…) cũng như xin thôi việc. Thứ ba đó là thông tin từ phía các bộ phận khác như tài vụ báo cáo về tình hình tài chính hiện tại của Công ty cũng như cán cân tài chính Công ty vì nó có ảnh hưởng đến việc trả lương cho công nhân viên sau này. Thông tin từ chính các đơn vị trực tiếp tham gia sản xuất báo cáo về số công nhân viên thiếu hụt hay thừa để có quyết định điều chuyển hay bổ sung thêm. Các thông tin này có thể cung cấp qua văn bản, thư điện tử, báo cáo bằng lời…nhưng phải đảm bảo tính chính xác và kịp thời. Tổng hợp tất cả những thông tin trên, Chủ quản sẽ tiến hành phân loại thông tin theo mức độ cấp thiết, theo mục tiêu cụ thể để đưa ra quyết định số lượng là bao nhiêu, trình độ cần ở mức độ nào và đưa ra quyết định thông báo tuyển dụng vào thời điểm ngày 10/7/2013.

6. Văn hóa tổ chức

Văn hóa tổ chức là toàn bộ những giá trị văn hóa được xây dựng trong quá trình tồn tại và phát triển của một tổ chức, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của các tổ chức ấy. Nó chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong tổ chức khi theo đuổi thực hiện các mục tiêu của tổ chức.

Văn hóa tổ chức được cấu thành bởi các yếu tố:

– Nhóm yếu tố giá trị

– Nhóm yếu tố chuẩn mực

– Nhóm yếu tố không khí và phong cách quản lý của tổ chức

– Nhóm yếu tố hữu hình.

Hình 4. Sơ đồ hóa các nhóm yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức

6.1. Nhóm yếu tố giá trị

Với sự phát triển ngày một lớn mạnh, ngoài các hoạt động sản xuất kinh doanh và trách nhiệm với cộng đồng xã hội, VPIC1 đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng một môi trường văn hóa lành mạnh và định hình được bản sắc văn hóa riêng của VPIC1. Cơ sở của việc xây dựng văn hóa này dựa trên triết lý kinh doanh và các nguyên tắc làm việc nhất định.

Triết lý kinh doanh của Công ty đó là lấy chất lượng làm hàng đầu:

“Khách hàng hài lòng

 Cải tiến thường xuyên

 Phát triển và hợp tác”.

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh thì Công ty luôn đề cao và thực hiện khẩu hiệu “tăng cường 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng), thực hiện 3D (định vị, định tính, định lượng) và “loại bỏ lãng phí” trong sản xuất, kinh doanh cùng với sự nỗ lực của toàn thể công nhân viên trong công ty đã mang lại cho VPIC1 những bước đi và sự phát triển bền vững. Hàng năm, Công ty được đón nhận nhiều danh hiệu, bằng khen cao quý của Trung ương và của tỉnh như: Doanh nhân tiêu biểu, Doanh nghiệp xuất sắc hàng năm, Sản phẩm tinh hoa, hoàn thành xuất sắc nghĩa vụ nộp thuế,…

6.2. Nhóm yếu tố chuẩn mực

Nhóm yếu tố chuẩn mực bao gồm những quy định thành văn (quy định, quy tắc, chính sách, chế độ của tổ chức…) và những quy định bất thành văn, nhưng được mọi người tự giác tuân theo.

* Thực hiện Nghị định số 41/CP ngày 06/07/1995 của Chính phủ quy định về Nội quy lao động, Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 đã tiến hành xây dựng bản Nội quy lao động của Công ty trên cơ sở các quy định của pháp luật lao động. Bản Nội quy lao động của Công ty bao gồm 11 chương, 52 điều quy định quyền và nghĩa vụ của người lao động và sử dụng lao động, các tiêu chuẩn lao động, các nguyên tắc sử dụng và quản lý lao động theo các quy định của pháp luật. Bản quy định đã được giám đốc  Sở lao động – Thương Binh & Xã Hội  ký quyết định thừa nhận. Bản nội quy này được soạn thảo dựa trên cơ sở của Bộ Luật lao động của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nhằm xây dựng kỷ luật lao động, để hoàn thiện cơ cấu quản lý nhân sự Công ty và sẽ được thay thế, sửa đổi bổ sung. Nội dung bản nội quy lao động quy định chi tiết việc tuyển dụng lao động; thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; quy tắc làm việc, trật tự trong Công ty; quy định riêng đối với nhân viên nữ, an toàn lao động và vệ sinh lao động; bảo vệ bí mật công nghệ; kinh doanh của Công ty; tiền lương; các hành vi vi phạm kỷ luật , hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất ; kết thúc hợp đồng lao động cá nhân. Chẳng hạn như thời gian quy định làm việc, nghỉ ngơi đối với công nhân viên trong toàn công ty:

– Thời gian làm việc bình thường trong tuần: 48 giờ, nghỉ chủ nhật.

+ Đối với công nhân sản xuất:

Sáng từ 7:30 phút- 11:30 phút (nghỉ giải lao từ 9:30 phút – 9:40 phút)

Chiều từ 12:00 phút – 16:00 phút (nghỉ giải lao từ 14:00 phút – 14:10 phút)

+ Đối với nhân viên văn phòng:

Sáng từ 7:30 phút – 12:00 phút

Chiều từ 13:00 phút – 16:30 phút.

* Những quy định bất thành văn mà nhân viên trong Công ty VPIC1 tự giác tuân theo đó là:

– Đến nơi làm việc nhân viên Công ty dành 10 – 15’ hỏi thăm nhau hay trò chuyện về cuộc sống gia đình, thế sự…rồi mới vào làm việc (do truyền thống Việt Nam đề cao tính cộng đồng).

– Các thứ bảy vào tuần cuối của tháng, các tổ thuộc các phân xưởng hay phòng ban trong Công ty thống kê các nhân viên có sinh nhật trong tháng  đó để thực hiện phát quà (tiền quà trích từ quỹ của từng bộ phận). Đây là hình thức động viên tinh thần làm việc cho nhân viên.

– Khi đến Công ty làm việc thì toàn thể nhân viên Công ty VPIC1 không phân biệt cấp bậc đều tập trung dưới sân lớn lối vào cổng chính Công ty để tập thể dục buổi sáng từ 7h00 – 7h15 rồi mới vào nơi làm việc. Đây là một thói quen tốt mà ban lãnh đạo Công ty đã xây dựng cho nhân viên từ khi mới đi vào hoạt động. Là sự quan tâm đến sức khỏe của Công ty đến toàn thể anh, chị em trong Công ty.

– Mọi nhân viên trong Công ty khi đã vào Công ty làm việc thì có thái độ hợp tác thân thiện thông qua cử chỉ chào hỏi khi gặp nhau trong các mối quan hệ như cấp trên với cấp trên, cấp trên với cấp dưới và các nhân viên cùng cấp với nhau. Trong giao tiếp và ứng xử phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Khi vào Công ty VPIC1, điều dễ nhận thấy là lãnh đạo Công ty hết sức thân thiện, từ Tổng giám đốc đến các nhân viên gặp nhau đều cúi chào. Đó là một nét đẹp trong văn hóa của Công ty do chính người lãnh đạo làm gương rồi lan rộng ra nhân viên toàn Công ty.

– Thực hiện khẩu hiệu “tăng cường 5S”, mọi người làm việc cho Công ty đều phải thực hiện công tác vệ sinh an toàn lao động một cách nghiệm ngặt. Nhân viên tự giác làm sạch sẽ, gọn gang, ngăn nắp nơi mình làm việc và sau khi làm việc.

6.3. Nhóm yếu tố không khí và phong cách quản lý của tổ chức.

– Yếu tố không khí của tổ chức phản ánh sự làm việc được thoải mái ở mức độ nào. Công ty VPIC1 với hàng ngàn nhân viên làm việc ở những bộ phận, vị trí khác nhau trong Công ty, do vậy hình thành nên nhiều mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với cấp trên của mình. Trong điều kiện môi trường làm việc như vậy rất dễ phát sinh các vấn đề xung đột làm ảnh hưởng đến không khí làm việc trong Công ty. Không khí làm việc là yếu tố rất quan trọng trong bất cứ tổ chức nào. Không khí làm việc có tốt thì sự phối hợp trong công việc mới diễn ra nhịp nhàng, hợp lý giữa các nhân viên với nhau. Điều này giúp cho nhân viên luôn coi Công ty là ngôi nhà thứ hai của mình mà vui vẻ khi đến Công ty làm việc và bình an trở về nhà . Tựu chung lại thì khi mọi thành viên trong Công ty đều coi nhau như người bạn, người nhà thì mới tạo hiệu quả cao trong công việc, tạo năng suất cao trong sản xuất và sản phẩm chất lượng. Chẳng hạn trong phòng Nhân sự, các nhân viên được giao những nhiệm vụ nhất định và thực hiện theo cách riêng của mình một cách tốt nhất rồi báo cáo lại cho Chủ quản bộ phận. Chủ quản trong quá trình giao việc sẽ không can thiệp hay làm gián đoạn công việc của nhân viên mà chỉ thực hiện sự điều chỉnh trong phần báo cáo công việc khi đã hoàn thành. Trong quá trình làm việc trong phòng nếu xảy ra xung đột mâu thuẫn giữa các nhân viên với nhau thì cần báo cáo cho Chủ quản bộ phận để tìm cách giải quyết ổn thỏa. Nếu mâu thuẫn giữa nhân viên với Chủ quản thì cần phải ý kiến lên Giám đốc quản lý  của Công ty để tạo một không khí làm việc thân thiện, hòa đồng trong Công ty.

+ Yếu tố phong cách quản lý miêu tả cách thể hiện thái độ và quyền lực của người quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Các nhân viên trong Công ty VPIC1 làm việc theo những quy định, quy tắc đã được xác định trong Nội quy lao động của Công ty chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của người lãnh đạo, quản lý. Quyền hạn, trách nhiệm của người lãnh đạo cũng được xác định rõ ràng, không thể tùy ý hành động hoặc ban hành những quyết định vượt quá thẩm quyền cho phép. Quan hệ giữa các nhân viên trong Công ty VPIC1 là quan hệ công việc chứ không phải quan hệ cá nhân. Chính điều đó đã tạo nên một sự bình đẳng trong nội bộ Công ty và hình thành nên một phong cách quản lý dân chủ giữa người quản lý và bị quản lý trong Công ty. Biểu hiện của phong cách quản lý đó là nhân viên có quyền làm mọi việc nhưng không được trái với quy định của Công ty và làm tổn hại đến Công ty.

6.4. Nhóm yếu tố hữu hình

Các yếu tố này dễ nhìn thấy như logo, cách tổ chức không gian làm việc, trang phục của các thành viên trong tổ chức; ngôn ngữ sử dụng trong các thông điệp, cách thiết kế kiến trúc trụ sở của tổ chức.

– Điều dễ nhận thấy đầu tiên của yếu tố hữu hình trong văn hóa công ty đó là hình ảnh logo của Công ty. Và trong mỗi logo đều mang một ý nghĩa sâu xa. Logo Công ty VPIC1 là hình elip bên trong có tên viết tắt công ty mang màu đỏ bao trùm.

Hình 5. Logo công ty VPIC1

Thứ nhất là màu sắc trên logo. Màu đỏ là màu của lửa và máu, nó đi liền với sức mạnh, quyền lực, sự quyết tâm. Màu đỏ cũng là màu của cảm xúc, nhiệt huyết và tình yêu, sự dũng cảm và hy sinh. Cho nên Công ty VPIC1 đã lấy màu đỏ làm gam màu chủ đạo trên nền trắng bởi nó có thể mang lại các hiệu ứng: Tăng nhiệt tình, kích thích năng lượng, khuyến khích hành động và sự tự tin, một ý thức bảo vệ từ nỗi sợ hãi và lo lắng cho công nhân viên trong Công ty.

Thứ hai là hình dáng logo. Dạng logo hình elip tượng trưng cho sự chuyển động của thế giới trong không gian, truyền đạt một hình ảnh đặc biệt của sự sáng tạo và đổi mới. Hình elip viền đỏ còn là biểu tượng tượng trưng cho hình dáng quả địa cầu. Qua đó công ty muốn nói lên khát vọng hòa nhập với thế giới trong xu hướng toàn cầu hóa chung.

Thứ ba là ý nghĩa chữ trên logo. Cụm từ VPIC1 là cụm từ viết tắt tên tiếng Anh công ty VietNam Precision Industrial No.1 CO., LTD có nghĩa là Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1.

– Mọi nhân viên khi được nhận vào làm việc tại Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 sẽ được phát đồng phục bảo hộ lao động. Nhân viên làm việc ở bộ phận nào sẽ được cấp phát đồng phục bảo hộ lao động có quy cách, số lượng ứng với đặc điểm của bộ phận đó. Đối với nhân viên văn phòng gồm nhân viên các bộ phận: Nhân sự, Xuất nhập khẩu, Tài vụ, Văn thư, Tổng đài, Kinh doanh, tổ lái xe thì mặc áo kaki màu trắng, quần vải xẫm màu và đội mũ trắng pha màu đỏ. Đối với nhân viên bộ phận QC thì mặc áo kaki màu vàng, quần kaki xám đối với nam, quần kaki màu xanh trứng xáo đối với nữ và đội mũ trắng pha màu vàng. Nhân viên tổ nhà ăn thì mặc áo vải non trắng may kiểu nhà ăn, quần kaki xám đối với nam, quần kaki màu xanh trứng sáo đối với nữ và đội mũ vải trắng ôm tóc. Đồng phục nhân viên các bộ phận: Dập , Cắt, Hàn, Sơn, Xima, Khuôn mẫu, Kaifa, Đúc, Đánh bong, Gia công, Công vụ, Quản lý sản xuất, Quản lý thiết bị thì mặc áo và quần kaki xám đối với nam; áo và quần kaki màu xanh trứng sáo đối với nữ và đội mũ trắng pha màu đỏ. Trên áo đồng phục của nhân viên toàn Công ty đều có logo Công ty là VPIC1 và được thiết kế trước ngực trái của áo. Bên cánh tay phải của áo có cụm từ “Safety First”.

– Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài thuộc tập đoàn Phong Tường (Eurocharm)- Đài Loan. Chính vì vậy, nhân viên trong Công ty gồm người Việt Nam và Đài Loan. Nhân viên người Đài Loan chủ yếu nắm  giữ  chức vụ quản lý trong Công ty. Do vậy, trong quá trình làm việc thì giao tiếp giữa các nhân viên trong Công ty có hai ngôn ngữ gồm tiếng Việt và tiếng Trung. Đồng thời, ngôn ngữ sử dụng trong các thông điệp trong Công ty gồm 2 loại chữ tiếng Việt và tiếng Trung.Các biển hiệu thông báo, khẩu hiệu trong phòng làm việc, các xưởng, phân xưởng…ngoài tiếng Việt ra thì còn có cả tiếng Trung đi kèm. Trên giấy tờ của Công ty cũng vậy.

– Là một doanh nghiệp sản xuất, gia công các mặt hàng linh kiện, phụ tùng cơ khí do vậy thiết kế không gian làm việc trong Công ty là các xưởng sản xuất lớn. Công ty có 4 xưởng sản xuất lớn chiếm diện tích khoảng 7,7 ha trên tổng số 16,3 ha toàn Công ty. Trong mỗi xưởng đều có sự kết hợp giữa bộ phận sản xuất bên dưới và các văn phòng ở bên trên. Cụ thể như xưởng 1 bao gồm cá bộ phận: QCC, Quản lý sản xuất, Quản lý kho, Hàn 1, Dập 1 và Sơn 1. Trong đó văn phòng QCC, Quản lý sản xuất, Quản lý kho được thiết kế ở tầng 2 của xưởng còn các bộ phận Hàn 1, Dập 1, Sơn 1 thì đặt ở bên dưới. Xưởng 2 bao gồm các bộ phận: Đúc, Đánh bóng, Gia công, Hàn Ford, Sơn 2. Xưởng 3 bao gồm các bộ phận: Cắt, Dập, Lắp ráp, Hàn 3 và Sơn 3. Các bộ phận sản xuất này được đặt bên dưới xưởng còn trên tầng 2 xưởng 3 là các phòng khối văn phòng như Nhân sự, Xuất nhập khẩu, Thu mua, Kinh doanh, Kỹ thuật sản xuất, văn phòng Tổng giám đốc, Kế toán và các phòng khác: Công vụ, Quản lý thiết bị, Quản lý môi trường – bảo vệ môi trường, vệ sinh, Tổng vụ (nhà ăn). Với thiết kế các phòng ban, chức năng Công ty gắn liền với các bộ phận sản xuất tạo nên sự hợp tác làm việc linh hoạt trong Công ty. Các công nhân có thể báo cáo hay thắc mắc bất cứ vấn đề gì với cấp trên của họ trên xưởng, ngược lại thì các nhà quản lý có thể quan sát, đốc thúc, chỉ đạo, kiểm tra nhân viên làm việc để đưa ra những góp ý, sửa chữa, điều chỉnh kịp thời. Thuận lợi của thiết kế này là nó tạo cảm giác gần gũi giữa những người nhân viên khối sản xuất với các nhà quản lý của mình. Đồng thời tạo sự thuận tiện trong các khâu thủ tục giấy tờ, báo cáo cũng như chỉ đạo của cấp trên và cấp dưới. Điều quan tâm nữa là không gian làm việc khối văn phòng Công ty VPIC1. Các phòng Nhân sự, Xuất nhập khẩu, Thu mua, Kinh doanh, Kỹ thuật sản xuất được đặt trong không gian phòng rộng lớn có sự thông nhau giữa các phòng mang tính chất mở. Bên cạnh không gian làm việc của các phòng chức năng là các phòng của Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc và giám đốc được khép kín. Với cách thiết kế không gian làm việc như vậy đã tạo nên bộ phận đầu não của Công ty VPIC1.

Ngoài ra, nhóm yếu tố hữu hình trong văn hóa của công ty còn được biểu hiện qua cách thiết kế kiến trúc nhà xưởng của Công ty. Nhà xưởng của Công ty được xây dựng với kết cấu cột bê tông, lợp tôn màu, thông thoáng có cửa sổ, nền bê tông, trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy đạt tiêu chuẩn. Kiến trúc các hạng mục theo quy hoạch của KCN và quy định của Nhà nước Việt Nam.

* Phân tích yếu tố có tác động đến việc thực hiện mục tiêu của tổ chức

Có nhiều yếu tố có thể tác động, ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của tổ chức nhưng qua quan sát thực tế nhận thấy rằng yếu tố “không khí và phong cách quản lý” là yếu tố có tác động sâu sắc nhất đến việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

Không khí của tổ chức thể hiện cách thức mà các nhà quản lý hợp tác với những người khác trong công việc chung. Yếu tố không khí của tổ chức đóng vai trò quan trọng trong thực hiện công việc của các thành viên trong tổ chức. Nó là yếu tố tinh thần giúp các thành viên trong tổ chức cảm thấy thoải mái làm việc khi được tin tưởng và cảm thấy khó chịu khi mà                                      nhà quản lý dùng mệnh lệnh bắt buộc làm việc.Thực tế cho thấy nếu công nhân viên trong công ty cảm thấy không thoải mái khi đến công ty thì họ sẽ không có động lực để làm việc, họ cảm thấy bị động, thời gian sẽ làm họ cảm thấy mệt mỏi và quên đi mục tiêu chung mà Công ty đang phấn đấu. Ngược lại nếu công nhân viên đến nơi làm việc với một tư thế sẵn sàng của bầu không khí thoải mái thì họ sẽ hăng hái làm việc, nỗ lực hết mình vì mục tiêu chung Công ty và cũng là tương lai của chính họ. VPIC1 có hơn 3 nghìn công nhân viên nhưng mỗi người khi đến công ty làm việc đều coi nhau như anh em để hợp tác làm việc. Người quản lý, lãnh đạo công ty thì vui vẻ khi giao việc và trong kiểm tra kết quả công việc. Công ty VPIC1 luôn hướng đến việc tạo bầu không khí làm việc trong Công ty như trong một ngôi nhà chung.

Phong cách lãnh đạo là yếu tố quan trọng trong việc thành bại của người lãnh đạo, quản lý. Trong tập thể lao động, phản ứng đầu tiên của mọi người đối với việc quản lý là phản ứng phong cách người lãnh đạo. Phương pháp, cách thức làm việc của người lãnh đạo có thể làm cho mọi người tham gia vào hoạt động chung , bởi vì họ xác định được mục đích chung. Phương pháp, cách thức làm việc đó làm cho mọi người đoàn kết, khuyến khích họ nâng cao bồi dưỡng chuyên môn. Trong môi trường làm việc luôn tồn tại mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới và trong Công ty VPIC1 cũng không phải ngoại lệ. Một số nhà lãnh đạo có phong cách độc đoán, họ ra lệnh, ít chịu ủy quyền, kiểm soát chặt chẽ và chú trọng đến sự liên lạc- báo cáo thông qua những kênh thông tin chính thức. Những người khác thì có phong cách dân chủ hơn, họ giao nhiệm vụ và quyền hạn, cộng tác hơn là ra lệnh, khuyến khích các cộng sự có sáng kiến và liên lạc một cách thân mật không câu nệ nghi thức. Tuy nhiên không có phong cách quản trị nào tốt nhất cho tất cả mọi tình huống. Nếu nhà quản lý luôn sử dụng mệnh lệnh bắt ép cấp dưới của mình làm việc thì họ sẽ cảm thấy bị động, không được tôn trọng, thiếu tính lập trường và bị điều khiển như một cái máy làm việc. Từ đó tạo ra tâm lý ức chế, tiêu cực, không thích làm việc, chống đối mệnh lệnh và mục tiêu của tổ chức xem như đã thất bại. Ngược lại nếu chú trọng phong cách quản lý dân chủ thì có thể làm cho cấp dưới làm việc tự do nên khó kiểm soát. Cho nên, từ những ưu nhược điểm của 2 phong cách đó có thể nhận thấy rằng cần phải biết vận dụng linh hoạt, phù hợp để đạt được tốt nhất mục tiêu của tổ chức. Qua quan sát quá trình làm việc của công nhân viên của Công ty VPIC1 có thể thấy rõ là các nhà quản lý, lãnh đạo công ty giao nhiệm vụ và quyền hạn cho cấp dưới của mình một cách vui vẻ, thậm chí tham gia vào công việc cùng công nhân viên để đưa ra những góp ý, sáng kiến. Trong nhiều công việc chung, công nhân viên có quyền tham gia và đưa ra ý kiến một cách thẳng thắn, mang quan điểm, lập trường hướng đến lợi ích toàn công ty. Chẳng hạn như Hội nghị QCC tổ chức hàng năm trong công ty, đây là nơi mà mọi thành viên trong công ty đều có thể tham gia đóng góp ý kiến, sáng kiến cải tiến trong sản xuất và là nơi giao lưu chia sẻ giữa ban lãnh đạo công ty với công nhân viên công ty. Công ty luôn coi công nhân viên của mình là tài sản quan trọng để từ đó tin tưởng và giao nhiệm vụ toàn quyền cho họ thực hiện. Còn công nhân viên cảm thấy mình là một phần làm nên sự thành công của Công ty và họ sẽ nỗ lực hết mình vì để đạt được mục tiêu chung công ty.

Từ đó có thể nhận thấy, để đạt được mục tiêu của tổ chức thì các nhà lãnh đạo, quản lý trong Công ty cần phải vận dụng linh hoạt phong cách quản lý cho phù hợp để tạo nên một bầu không khí lành mạnh, thoải mái cho cả công nhân viên lẫn người lãnh đạo, quản lý.

7. Môi trường làm việc

Môi trường của tổ chức là tổng hợp các yếu tố thường xuyên có tác động, ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức.

Các yếu tố cấu thành môi trường của tổ chức rất đa dạng, mức độ ảnh hưởng đến tổ chức khác nhau. Do vậy đòi hỏi các nhà quản lý phải biết phân loại các yếu tố môi trường của tổ chức để có sự điều chỉnh, thích nghi với những biến động của các yếu tố đó.

Theo quy mô tác động ta có hai loại môi trường đó là môi trường vĩ mô và môi trường vi mô.

7.1 Môi trường vĩ mô

7.1.1. Môi trường kinh tế

Trong thời kỳ đổi mới, hội nhập nền kinh tế của Việt Nam luôn có nhịp độ tăng trưởng nhanh và liên tục, sản xuất công nghiệp tăng trưởng liên tục với tốc độ hai chữ số. Đồng thời đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân không ngừng  được nâng cao. Giai đoạn 2002-2007, nền kinh tế đạt tốc độ tăng trưởng cao, liên tục, GDP bình quân mỗi năm đạt 7,8%. Năm 2007 tốc độ tăng trưởng đạt 8.44%, GDP theo giá hiện hành, đạt 1.144 nghìn tỷ đồng (tương đương 71.4 tỷ USD), bình quân đầu người đạt trên 13 triệu đồng, tương đương 833 USD. Sau 5 năm tức năm 2012 tổng sản phẩm trong nước ước đạt 136 tỷ USD, thu nhập bình quân đầu người đạt 1.540 USD, tăng gần gấp đôi năm 2007. GDP bình quân đầu người từ khoảng 200 USD năm 1990 tăng lên 1500 USD năm 2012. Đời sống của đại bộ phận nhân dân được cải thiện rõ rệt. Từ một nước thiếu ăn, mỗi năm phải nhập khẩu 50 vạn – 1 triệu tấn lương thực, Việt Nam đã trở thành nước xuất khẩu gạo lớn trên thế giới. Năm 2012, nước ta đứng thứ 2 trên thế giới về xuất khẩu gạo, thứ 2 về cà phê, thứ 4 về cao su, thứ hai về hạt điều, thứ nhất về hạt tiêu. Công nghiệp và xây dựng liên tục tăng trưởng cao, có bước chuyển biến tích cực về cơ cấu sản xuất. Chính từ nền kinh tế phát triển mạnh như vậy đã thúc đẩy hoạt động tiêu dùng trong nước mà xe máy, ô tô là những mặt hàng không thể thiếu phục vụ nhu cầu đi lại con người. Điều đó đã thúc đẩy các Công ty lắp ráp xe máy Honda, Yamaha, Piaggio hay ô tô Toyota, Ford…nhập nguyên liệu lắp ráp từ Công ty VPIC1. Nhờ đó mà sức sản xuất cũng như chất lượng các sản phẩm Công ty làm ra ngày càng được nâng cao.

7.1.2. Môi trường chính trị – pháp luật

Môi trường chính trị – pháp luật bao gồm hệ thống các quan điểm, đường lối chính sách, hệ thống pháp luật, các diễn biến chính trị của một quốc gia và cả khu vực và quốc tế. Môi trường chính trị – pháp luật gắn chặt với môi trường kinh tế, vì mối quan hệ giữa hai môi trường này là quan hệ giữa cơ sở hạ tầng và kiến trúc thượng tầng và cùng ảnh hưởng đến mọi hoạt động của tổ chức.

Trong tình hình hiện nay khi đất nước đang thực hiện công cuộc đổi mới, phấn đấu đến năm 2020, nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại, có nền giáo dục tiên tiến, chính trị xã hội ổn định, đồng thuận, dân chủ, kỷ cương; đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân được nâng lên rõ rệt; độc lập, chủ quyền, thống nhất và toàn vẹn lãnh thổ được giữ vững; vị thế của Việt Nam trên quốc tế tiếp tục được nâng lên; tạo tiền đề vững chắc để phát triển cao hơn trong giai đoạn sau, Chính phủ đã có nhiều chính sách khuyến khích và tạo điều kiện để các doanh nghiệp trong nước phát triển, hội nhập. Chính vì vậy, hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 nói riêng đang có một môi trường pháp luật rất ổn định và thuận lợi để mở rộng kinh doanh phát triển.

7.1.3. Môi trường văn hóa – xã hội

Các yếu tố trong môi trường văn hóa xã hội bao gồm: các giá trị truyền thống của một dân tộc, một quốc gia, một cộng đồng; những quan điểm về đạo đức, chuẩn mực của con người trong xã hội; những quan niệm về thẩm mỹ, lối sống, nghề nghiệp; trình độ học vấn, nhận thức của mọi người trong xã hội; phong tục tập quán truyền thống; tôn giáo, tín ngưỡng…Những yếu tố trên có ảnh hưởng đến nhu cầu, lượng cầu, thị hiếu, thói quen của người dân…Do đó, có thể mọi tổ chức đều chịu ảnh hưởng của các yếu tố trong môi trường văn hóa – xã hội và Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 không phải ngoại lệ.

7.1.4. Môi trường tự nhiên

Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài (Đài Loan) được thành lập năm 2001 tại Khu công nghiệp Khai Quang thuộc Phường Khai Quang – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc. Đây là khu vực gần với trung tâm thành phố Vĩnh Yên do vậy thuận lợi cho việc giao dịch mua bán cũng như các thủ tục với các cơ quan công quyền như cục thuế, ngân hàng công thương, Sở lao động thương binh và xã hội, Trung tâm bảo hiểm xã hội…Hơn nữa Công ty nằm cạnh Quốc lộ 2A, cách ga đường sắt tuyến Hà Nội – Lào Cai khoảng 2km về phía Tây Nam, cạnh thủ đô Hà Nội khoảng 50km về phía Đông Nam, cách sân bay quốc tế Nội Bài khoảng 25km, về phía Đông Nam, cách cảng Cái Lân (Quảng Ninh) 170km về phía Đông Nam. Từ đó sản phẩm hàng hóa của Công ty lan tỏa đến các tỉnh thành phía Bắc như Yamaha (Sóc Sơn – Hà Nội), Ford (Hải Dương), Toyota Boshoku (Phúc Yên), Honda (Phúc Yên), Piaggio ( KCN Bình Xuyên)…và xuất khẩu ra nước ngoài. Vị trí địa lý khu vực rất thuận lợi cho phát triển kinh tế cũng như sản xuất kinh doanh.

7.1.5. Môi trường kỹ thuật – công nghệ

Hiện nay với xu hướng công nghệ kỹ thuật phát triển mạnh nên để đủ sức cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu của thị trường, Công ty đã đầu tư gần như toàn bộ thiết bị tiên tiến, hiện đại. Công ty đã sản xuất được nhiều loại sản phẩm phụ tùng ô tô, xe máy chất lượng cao, đáp ứng được các yêu cầu khắt khe từ các đối tác khách hàng như Nhật, Ý, Hàn Quốc, Trung Quốc…Hệ thống máy móc, trang thiết bị chính trong các xưởng sản xuất của Công ty bao gồm: Khai thác, khoan, tiện, mài, phay, máy cắt CNC dây, máy uốn ống CNC, máy dập ép cơ khí, máy ép thủy lực, máy hàn ARC, máy hàn robot  (sản xuất tại Nhật Bản), máy hàn điểm, máy đúc nhôm (125-800 Tôn Nhật Bản), máy đánh bóng, máy điều chỉnh Ion thấm nitơ nhiệt, Dây chuyền mạ: Ni / Cr và kẽm, đường Rim bánh xe Xe máy, máy quang phổ phát xạ, Vòng kiểm tra hệ thống đo RA-1500, Máy đo đường viền, Thử nghiệm SST & CASS, thử nghiệm kim loại cứng, Trung tâm đo CMM (3m x 1,5 m), máy chiếu. Ngoài ra, tại các phòng ban, bộ phận chuyên môn đều được trang bị máy vi tính, sử dụng phần mềm nghiệp vụ, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.

7.1.6. Môi trường quốc tế

Tháng 1 năm 2007, Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thương mại Quốc tế WTO có ảnh hưởng sâu sắc và toàn diện tới Việt Nam cả về mặt kinh tế cũng như xã hội. Việt Nam phải mở cửa các thị trường nội địa gồm các thị trường hàng hóa và dịch vụ, cắt giảm thuế quan, giảm bảo hộ nền sản xuất trong nước. Điều đó có nghĩa là hàng hóa của các hãng, các công ty nước ngoài sẽ tràn vào Việt Nam nhiều hơn, các nhà đầu tư nước ngoài sẽ đầu tư vào Việt Nam ngày càng nhiều dẫn đến sự cạnh tranh trong nền kinh tế ngày càng gay gắt hơn. Các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 nói riêng đang đứng trước thức thách lớn để tự khẳng định mình.

Bên cạnh những thách thức khó khăn nêu trên, việc trở thành thành viên của WTO cũng giúp Việt Nam hưởng những ưu đãi mà các nước thành viên dành cho mình. Nhờ vậy các doanh nghiệp Việt Nam sẽ mở rộng được thị trường xuất khẩu, Công ty VPIC1 sẽ có điều kiện quảng bá sản phẩm của mình, mở rộng thị trường ngoài nước, nhất là các thị trường có điều kiện tương tự như thị trường trong nước.

7.2. Môi trường vi mô

7.2.1. Áp lực khách hàng

Trong mọi hoạt động mang tính kinh doanh thì mọi công ty, doanh nghiệp đều đặt tiêu chí “khách hàng là thượng đế” lên làm đầu để phục vụ, đáp ứng nhu cầu và Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 cũng lấy đó làm mục tiêu để hướng đến. Là đơn vị chuyên sản xuất, kinh doanh linh kiện, phụ tùng ôtô, xe máy và thiết bị xe trượt tuyết, thiết bị y tế cung cấp cho thị trường Việt Nam và xuất khẩu, khách hàng nội địa chủ yếu của VPIC1 bao gồm các hãng sản xuất ô tô, xe máy hàng đầu thế giới có nhà máy tại Việt Nam như: Yamaha, Honda, Piaggio, Toyota, Ford. Bên cạnh đó, Công ty còn xuất khẩu phụ tùng xe máy đặc chủng (xe trượt tuyết) sang Nhật Bản; thiết bị y tế sang Ca-na-đa, Pháp. Do đó áp lực của khách hàng tác động đến Công ty là tương đối mạnh. Nhận thức được vấn đề này nên Công ty VPIC 1 luôn luôn quan tâm và chú trọng đến nắm bắt và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Với chính sách chất lượng của mình đó là: “Không chấp nhận sản phẩm bị lỗi, không sản xuất sản phẩm bị lỗi và không xuất ra sản phẩm bị lỗi” thì Công ty VPIC1 đã làm hài lòng mọi khách hàng từ khách hàng dễ tính đến khó tính như những đối tác người Nhật. Thành tích nổi bật của Công ty VPIC1 đó là được cấp giấy chứng nhận: cấp giấy chứng nhận ISO / TS 16949 , Cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001, Cấp giấy chứng nhận ISO 14001, Cấp giấy chứng nhận ISO 13485. Khách hàng chính của Công ty VPIC1 gồm:

Hai bánh xe

Bốn bánh xe

Hình 6. Khách hàng của Công ty

7.2.2. Áp lực các nhà cung cấp

Là doanh nghiệp chuyên sản xuất, kinh doanh linh kiện, phụ tùng ôtô, xe máy và thiết bị xe trượt tuyết, thiết bị y tế…nên nguyên liệu nhập vào chủ yếu của Công ty là sắt và thép. Hai nguyên liệu chính này được nhập khẩu chủ yếu từ công ty mẹ Eurocharm bên Đài Loan sang. Ngoài ra, Công ty còn nhập thêm nguyên liệu từ công ty TNHH Maruichi Sun Steel (Hà Nội) với sản phẩm ống thép và Công ty thép Việt – Đức (KCN Bình Xuyên- Vĩnh Phúc) với sản phẩm thép lá. Tuy nhiên do giá cả trên nền kinh tế thị trường thế giới luôn có biến động nên khả năng nhập nguyên liệu đầu vào của Công ty có lúc gặp khó khăn do giá cả tăng cao, tình trạng các nhà cung cấp ép giá, đẩy giá lên cao gây khó khăn cho khâu đầu vào nguyên liệu, không cung ứng đủ với nhu cầu sản xuất của Công ty. Chính vì vậy, Công ty VPIC1 cần phải có những chiến lược dự báo, dự tính cho tương lai để tránh tình trạng đầu cơ làm giá dẫn đến khan hiếm hàng phục vụ cho sản xuất. Ngoài các nguyên liệu là sắt và thép thì Công ty còn phải nhập các nguyên liệu khác phục vụ cho quá trình sản xuất như hợp kim nhôm, sơn, hóa chất, thiết bị máy vi tính, thiết bị an toàn lao động – PCCC, đồ bảo hộ lao động (quần, áo, mũ, giày), lương thực thực phẩm…và nhiên liệu như gas, diesel, dầu và khí. Thế nên đối với các nhà cung cấp, công ty cũng cần phải tạo mối quan hệ tốt đẹp, uy tín lâu dài với họ để duy trì ổn định quá trình cung ứng nguyên liệu đầu vào cho Công ty.

Bảng 8. Nguyên liệu đầu vào

Nguyên liệu Đơn vị Năm 2012 Năm 2013
Thép các loại

Tấn

47.600

54.740

Hợp kim nhôm

Tân

3.207

4.090

Nguyên liệu sơn

Tấn

480

618

Hóa chất

Tấn

95

129

Nước

m 3

464.000

479.600

Bảng 9. Nhiên liệu đầu vào

Nhiên liệu

Đơn vị

Năm 2012

Năm 2013

Điện

Kwh

30.724.421

36.191.084

Gas

Tấn

658

658

Diesel

Tấn

689

689

Dầu và khí

Tấn

153

189

7.2.3. Các đối thủ cạnh tranh

Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh luôn diễn ra hàng ngày, cạnh tranh có thể thúc đẩy các doanh nghiệp phát triển, song nó cũng có thể làm cho doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn nếu không có những hướng đi đúng đắn. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường đòi hỏi nhà quản lý phải năng động, nắm bắt được tình hình thị trường, nhạy bén với những thông tin kinh tế và điều quan trọng có tính then chốt là giữ được chữ tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm cũng như thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm…Với lĩnh vực sản xuất chính là linh kiện, phụ tùng xe máy, ô tô là chủ yếu thì Công ty VPIC1 đã gặp phải sự cạnh tranh không ngừng đến từ các công ty như công ty Cosmos (KCN Khai Quang – Vĩnh Yên và KCN Thụy Vân – Việt Trì), công ty Kioway (KCN Nội Bài – Sóc Sơn), công ty cổ phần Kim khí Thăng long (Phường Sài đồng – Quận Long Biên – Hà Nội)…tại miền bắc. Các công ty này cũng sản xuất, kinh doanh các mặt hàng kiện, phụ tùng xe máy, ô tô như Công ty VPIC1, chính vì vậy đòi hỏi Công ty VPIC1 cần  phải có chiến lược sản xuất và kinh doanh phù hợp, tạo nên sự khác biệt mà vẫn duy trì được chất lượng sản phẩm. Ngoài ra, Công ty cũng cần phải có sự nghiên cứu kỹ càng và cập nhật thông tin liên tục về các đối thủ cạnh tranh trong ngành cũng như mới ra nhập ngành để có những điều chỉnh kịp thời nhằm thúc đẩy Công ty sản xuất hơn nữa, tạo niềm tin hơn nữa từ phía các khách hàng lâu năm của Công ty cũng như thu hút thêm các công ty khác biết đến các sản phẩm của mình.

7.2.4. Các nhóm áp lực xã hội

Đến thời điểm hiện tại năm 2013 thì Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 đã đi vào hoạt động được 11 năm, mỗi năm đóng góp vào ngân sách nhà nước hơn 3 triệu USD và tạo công ăn việc làm cho hơn 3 nghìn lao động trong tỉnh cũng như một số tỉnh lân cận. Từ đó đã tạo hiệu ứng tích cực từ phía người dân xung quanh Công ty cũng như các cấp chính quyền trong tỉnh Vĩnh Phúc. Do vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty gặp nhiều thuận lợi và không ngừng phát triển cùng với sự phát triển của tỉnh.

7.3. Các nhân tố thuộc môi trường bên trong Công ty

7.3.1. Chính sách đãi ngộ nhân sự của Công ty

– Chế độ bảo hiểm xã hội và chính sách xã hội

Chế độ bảo hiểm xã hội và chính sách xã hội được thực hiện theo quy định của nhà nước, mọi người trong Công ty bắt buộc phải đóng bảo hiểm xã hội. Người sử dụng lao động đóng 15% so với tổng quỹ lương, trong đó 10% để chi các chế độ hưu chí, tử tuất và 5% để chi cho chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Người lao động đóng 5% tiền lương tháng để chi cho hưu trí và tử tuất.

– Lương và các khoản đóng theo lương: Lương của công nhân viên trong Công ty VPIC1 được tính theo hệ số lương của Nhà nước.

– Chế độ thưởng: Cuối năm Công ty thường đánh giá công việc thực hiện, thái độ, thành tích của cán bộ công nhân viên để thưởng cho họ. Nguồn tiền thưởng được lấy từ quỹ lương và quỹ khuyến khích.

– Khoản trợ cấp: Để động viên khuyến khích vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên, họ còn nhận được các khoản trợ cấp: Trả lương cho thời gian không làm việc (mỗi tháng được nghỉ phép 1 buổi,nghỉ phép, lễ Tết, ốm đau), trợ cấp người lao động…

– Ngoài ra, hàng năm Công ty còn tổ chức các cuộc thăm quan du lịch cho cán bộ ở văn phòng công ty, hay tổ chức các buổi văn nghệ, thể thao (đá bóng) để tạo điều kiện giao lưu giữa các phòng ban và các cuộc thi trong Công ty như Hội nghị báo cáo QCC…

7.3.2. Văn hóa của tổ chức

Văn hóa tổ chức công ty có ảnh hưởng rất lớn đến nguồn nhân lực công ty. Nếu công ty có môi trường văn hóa tốt, nhân viên thân thiện, thúc đẩy tinh thần học tập và nhân viên gắn bó lâu dài hơn. Công ty VPIC1 là công ty có môi trường có văn hóa, các nhân viên hòa đồng, thân thiện, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ, cùng nhau xây dựng nếp sống lành mạnh.

Ban lãnh đạo Công ty VPIC cũng luôn cố gắng đoàn kết các thành viên trong Công ty với nhau. Tổ chức giải đá bóng cho công nhân viên nam trong Công ty và cuộc thi cắm hoa cho công nhân viên nữ. Từ đó tạo ra tinh thần thoải mái trong mối quan hệ giữa các nhân viên trong Công ty với nhau, khi đó sẽ kích thích cán bộ công nhân viên làm việc tích cực, tạo hiệu quả công việc cao.

* Phân tích mối quan hệ của tổ chức với 1 yếu tố tác động mạnh nhất tới tổ chức.

Đối với một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh lớn thì môi trường kinh tế là yếu tố có tác động mạnh nhất tới tổ chức.

Do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế tài chính và suy thoái kinh tế toàn cầu từ năm 2008 đến nay, nền kinh tế nước ta đã chịu tác động tiêu cực và kinh tế vĩ mô có nhiều yếu tố không thuận lợi. Hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy đã dẫn đến hệ lụy là tình trạng “nợ xấu” của hệ thống các tổ chức tín dụng có chiều hướng gia tăng nhanh. Bản chất của nợ xấu ngân hàng là do khách hàng vay vốn sử dụng vốn vay không hiệu quả; và nó thường phát sinh sau một chu kỳ vay vốn, thậm chí sau một thời gian dài. Tín dụng ngân hàng hoạt động không có hiệu quả, tiền từ các tổ chức tín dụng đã không đi tới các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh. Chính vì vậy đã dẫn đến hiện tượng “đóng băng tín dụng” làm ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế vĩ mô trong năm 2012. Nền kinh tế trong nước ảm đạm đã gây ảnh hưởng đến mọi doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam trong đó có cả Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1. Hàng hóa của Công ty sản xuất ra để cung ứng cho các doanh nghiệp lắp ráp xe máy Honda, Yamaha, Piaggio, Toyota Boshoku, Ford…bị tạm ngưng do xe máy, ô tô trong nước tiêu thụ chậm cũng như xuất khẩu, giá cả xuống nhanh. Trước tình hình đó, đến tháng 10/2012 Công ty đã cho tạm dừng một số dây chuyền sản xuất trong công ty, điều đó dẫn đến việc cắt giảm nhân công tạm thời để cân bằng, thích ứng với tình hình kinh tế lúc đó. Tuy nhiên, bước sang đầu năm 2013 nền kinh tế trong nước có dấu hiệu phục hồi, công ty đã đi vào hoạt động sản xuất bình thường. Thậm chí, sau 6 tháng đầu năm 2013 mức năng suất lao động trong toàn Công ty liên tục tăng mạnh, hàng hóa cung ứng đến khách hàng tăng mạnh. Mỗi ngày có 40 chuyến hàng linh kiện, phụ tùng cung cấp cho công ty Honda, 20 chuyến hàng cho Yamaha, và 15 chuyến hàng cho Piaggo…cùng nhiều sản phẩm khác đi khắp miền Bắc. Như vậy, có thể nói rằng yếu tố môi trường kinh tế có tác động rất mạnh tới hoạt động sản xuất cũng như kinh doanh của Công ty trong mọi giai đoạn, thời kỳ kinh tế.

CHƯƠNG 3. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Bản mô tả công việc là một công cụ quản trị hữu hiệu. Tất cả các chức danh công việc đều được mô tả một cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực hiện công việc cùng với các điều kiện tối thiểu cần thiết khác. Bản mô tả công việc được sử dụng làm cơ sở để:

  • Tuyển dụng và giao việc.
  • Đánh giá giá trị công việc và xếp ngạch lương.
  • Đánh giá thực hiện và hoàn thành công việc.

Bản mô tả công việc một số vị trí phòng Nhân sự VPIC1

1. Bản mô tả công việc của Chủ quản Vũ Thị Nhinh

STT

Tiêu chí

Nội dung chi tiết

1

Chức danh

Chủ quản bộ phận

2

Nhiệm vụ

Quản lý toàn bộ hoạt động nhân sự của Công ty.

3

Các công việc cần làm

1/ Xây dựng kế hoạch triển khai công việc các bộ phận;2/ Đào tạo, đánh giá năng lực của nhân viên bộ phận: đánh giá thưởng năng suất, đánh giá thời gian học việc; đánh giá gia hạn hợp đồng;

3/ Lập các báo cáo có liên quan đến bộ phận, chịu trách nhiệm về các báo cáo đó;

4/ Phối hợp với các ban ngành có chức năng giải quyết các công việc liên quan đến việc quan hệ với các cơ quan, đối tác bên ngoài;

5/ Xem xét và yêu cầu nhân viên phụ trách thực hiện các chế độ cho người lao động theo quy định của  pháp luật và Nội quy công ty;

6/ Kiểm tra, giám sát công tác tuyển dụng nhân sự;

7/ Kiểm tra, giám sát việc tính lương, thưởng, theo dõi chuyên cần của nhân viên;

8/ Kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy định của pháp luật và nội quy Công ty trong  việc ký kết hợp đồng lao động đối với nhân viên;

9/ Kiểm tra, giám sát việc xây dựng các thông báo, quyết định, quy định hướng dẫn của bộ phận;

10/ Tham gia và đóng góp ý kiến giáo dục người lao động trong các phiên họp xử lý kỷ luật của Công ty;

11/ Kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác an toàn – vệ sinh lao động – bảo hiểm lao động;

12/ Tham gia, đóng góp ý kiến, đưa ra các kiến nghị với Ban giám đốc Công ty trong việc tuân thủ các quy định của pháp luật lao động; Nội quy Công ty và các yêu cầu khác;

13/ Phối hợp với nhân viên phụ trách, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc của bộ phận hoặc các công việc có liên quan;

14/ Phối hợp với cán bộ các bộ phận, duy trì việc thực hiện nội qu, 5S cải thiện và an toàn lao động trong toàn Công ty;

15/ Thúc đẩy, duy trì hoạt động quản lý chất lượng trong bộ phận

4

Quyền hạn 1/ Điều hành hoạt động của bộ phận theo yêu cầu công việc;2/ Duy trì kỷ luật theo quy định của Công ty;

3/ Đánh giá năng lực nhân viên;

4/ Đề nghị khen thưởng, kỷ luật nhân viên;

5/ Giải quyết các công việc trong phạm vi, quyền hạn của Chủ quản bộ phận theo quy định của Công ty.

6/ Đề nghị các cán bộ các bộ phận có liên quan, phối hợp giải quyết các công việc (nếu cần).

5

Quyền quyết định

Là người trực tiếp quyết định những công việc thuộc phạm vi và quyền hạn của phòng.

6

Chế độ báo  cáo

Báo cáo trực tiếp với giám đốc quản lý.

7

Chỉ số thành công

– Hoàn thành tốt các kế hoạch nhân sự của Công ty;- Thực hiện việc giám sát và báo cáo công việc của phòng với cấp trên một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời;

– Tham mưu cho cấp giám đốc các vấn đề nhân sự như tuyển dụng,  đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn…

8

Các kỹ năng cần có

– Kỹ năng ra quyết định;- Kỹ năng sử dụng các thiết bị văn phòng như: máy tính, máy in, máy Photo coppy….

– Kỹ năng giao tiếp tốt;

– Kỹ năng lãnh đạo nhân viên;

– Có trình độ chuyên môn : tốt nghiệp cao đẳng trở lên ;

– Ngoại ngữ: Trung văn/Anh văn;

– Tin học: sử dụng thành thạo tin học văn phòng;

– Có khả năng làm việc độc lập và tính tự chịu trách nhiệm cao;

– Kỹ năng lập kế hoạch;

– Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc;

– Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.

2. Bản mô tả công việc của tổ trưởng Nguyễn Minh Tâm

STT Tiêu chí Nội dung chi tiết

1

Chức danh

Tổ trưởng

2

Nhiệm vụ

Quản lý An toàn vệ sinh lao động

3

Các công việc cần làm

1/ Xây dựng kế hoạch Bảo hộ lao động (BHLĐ) hàng năm ;2/ Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các Nội quy về ATLĐ trong sản xuất ;

3/ Đề xuất, kiến nghị các giải pháp thực hiện về ATLĐ ;

4/ Kiểm tra, cấp phát BHLĐ cho nhân viên ;

5/ Thực hiện báo cáo định kỳ về an toàn lao động cho các cơ quan hữu quan liên quan ;

6/ Tham gia điều tra tai nạn lao động, đề xuất giải quyết chế độ cho nhân viên bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp ;

7/ Đào tạo an toàn – vệ sinh lao động cho nhân viên Công ty ;

8/ Kiểm soát và lưu giữ giấy tờ, hồ sơ phát sinh từ yêu cầu của công việc mình phụ trách ;

9/ Phối hợp với các nhân viên trong bộ phận giải quyết các công việc khác theo yêu cầu ;

10/ Thực hiện các yêu cầu công việc theo sự phân công của Chủ quản bộ phận ;

11/ Tích cực, chủ động trong quá trình giải quyết công việc, báo cáo, phối hợp với Chủ quản bộ phận giải quyết các vấn đề phát sinh khi thực hiện công việc ;

12/ Thực hiện việc báo cáo công việc định kỳ hàng tháng hoặc báo cáo đột xuất khi có yêu cầu đối với Chủ quản bộ phận ;

4

Quyền hạn

1/ Đề nghị Chủ quản bộ phận giúp đỡ giải quyết công việc ;2/ Đề nghị cá bộ phận có liên quan cung cấp các số liệu để đảm bảo thực hiện công việc ;

3/ Đề nghị xử lý các trường hợp vi phạm trong phạm vi công việc của mình.

5

Quyền quyết định

Có quyền quyết định đối với những lĩnh vực thuộc thẩm quyền và được Chủ quản bộ phận ủy nhiệm.

6

Chế độ báo cáo

Báo cáo trực tiếp với Chủ quản bộ phận

7

Chỉ số thành công

– Hoàn thành tốt nhiệm vụ công việc được giao ;- Đảm bảo quản lý an toàn lao động, vệ sinh lao động một cách nghiêm ngặt

– Tham mưu cho Chủ quản và cấp giám đốc các vấn đề còn yếu trong công tác an toàn lao động một cách có hiệu quả.

– Báo cáo tình hình an toàn lao động, vệ sinh lao động trong toàn Công ty một cách chính xác, kịp thời.

8

Các kỹ năng cần có

– Kỹ năng sử dụng các thiết bị văn phòng như: máy tính, máy in, máy Photo coppy….- Kỹ năng lãnh đạo ;

– Có trình độ chuyên môn : tốt nghiệp cao đẳng trở lên ;

– Ngoại ngữ : Trung văn/Anh văn ;

– Tin học : sử dụng thành thạo tin học văn phòng ;

– Có khả năng làm việc độc lập.

3. Bản mô tả công việc của tổ phó Trần Thị Thu Hường

STT

Tiêu chí

Nội dung chi tiết

1

Chức danh

Tổ phó

2

Nhiệm vụ

Quản lý, theo dõi tính tăng ca, thưởng nhân sự

3

Các công việc cần làm

1/ Tính lương và giải quyết các chế độ liên quan đến tiền lương cho nhân viên ;2/ Tính thưởng năng suất hàng tháng cho nhân viên ;

3/ Tổng hợp các số liệu theo yêu cầu để tính thưởng cuối năm, xét nâng lương hàng năm cho nhân viên ;

4/ Theo dõi, thực hiện các công việc liên quan đến chế độ tham gia Bảo hiểm xã hội cho nhân viên Công ty ;

5/ Phối hợp với các nhân viên trong bộ phận giải quyết các công việc khác theo yêu cầu ;

6/ Thực hiện các yêu cầu công việc theo sự phân công của Chủ quản bộ phận ;

7/ Tích cực, chủ động trong quá trình giải quyết công việc ; báo cáo ; phối hợp với Chủ quản bộ phận giải quyết các vấn đề phát sinh khi thực hiện công việc ;

8/ Thực hiện việc báo cáo công việc định kỳ hàng tháng hoặc báo cáo đột xuất khi có yêu cầu đối với Chủ quản bộ phận ;

9/ Tuân thủ các quy định về vệ sinh – an toàn lao động, Nội quy Công ty và quy định của bộ phận.

4

Quyền hạn

1/ Đề nghị Chủ quản bộ phận giúp đỡ giải quyết công việc ;2/ Đề nghị các bộ phận có liên quan cung cấp các số liệu để đảm bảo thực hiện công việc ;

3/ Chỉ cung cấp các số liệu có liên quan đến chế độ lương, thưởng cho người khác khi được sự đồng ý của Chủ quản bộ phận ;

4/ Đề xuất ý kiến cải tiến công việc ;

5/ Xin cấp và nhận các trang thiết bị là phương tiện cần thiết để thực hiện công việc ;

6/ Kiến nghị xử lý kỷ luật nhân viên có vi phạm Nội quy, quy định của Công ty trong phạm vi công việc mình phụ trách.

5

Quyền quyết định

Có quyền quyết định đối với những lĩnh vực thuộc thẩm quyền và được Chủ quản bộ phận ủy nhiệm.

6

Chế độ báo cáo

Báo cáo trực tiếp việc thực hiện công việc hay bất cứ vấn đề gì xảy ra trong quá trình làm việc cho Chủ quản bộ phận.

7

Chỉ số thành công

– Hoàn thành công việc được giao một cách nhanh chóng, hiệu quả ;- Quản lý, theo dõi tính tăng ca, thưởng nhân sự chuẩn xác, công bằng ;

– Tham vấn cho Chủ quản và cấp giám đốc về chế độ lương thưởng phù hợp với thực tế và nguyện vọng công nhân viên.

8

Các kỹ năng cần có

– Kỹ năng tính toán và ghi chép số liệu, quản lý tiền lương- Trình độ tin học: sử dụng thành thạo tin học văn phòng, máy tính, máy in, fax, scan…

– Trình độ ngoại ngữ: Trung văn/Anh văn;

– Tư duy logic nhanh, giải quyết các vấn đề liên quan tốt.

4. Bản mô tả công việc của nhân viên Bùi Thị Hồng Nhung

STT

Tiêu chí

Nội dung chi tiết

1

Chức danh

Nhân viên

2

Nhiệm vụ

Phụ trách công tác tuyển dụng nhân sự

3

Các công việc cần làm

1/ Phụ trách tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch tuyển dụng ;2/ Khai thác, bổ sung các nguồn tuyển dụng nhân sự ;

3/ Theo dõi, thực hiện các thủ tục liên quan đến hợp đồng lao động của nhân viên : chuẩn bị hợp đồng lao đồng ; cho các bên ký kết hợp đồng lao đồng theo quy định của Công ty và pháp luật lao động ;

4/ Đào tạo Nội quy lao động cho nhân viên mới được tiếp nhận ;

5/ Kiểm soát và lưu trữ các giấy tờ, hồ sơ phát sinh từ yêu cầu của công việc mình phụ trách ;

6/ Phối hợp với các nhân viên trong bộ phận giải quyết các công việc khác theo yêu cầu ;

7/ Thực hiện các yêu cầu công việc theo sự phân công của Chủ quản bộ phận ;

8/ Tích cực, chủ động trong quá trình giải quyết công việc ; báo cáo ; phối hợp với Chủ quản bộ phận giải quyết các vấn đề phát sinh khi thực hiện công việc ;

9/ Thực hiện việc báo cáo công việc định kỳ hàng tháng hoặc báo cáo đột xuất khi có yêu cầu đối với Chủ quản bộ phận ;

10/ Tuân thủ các quy định về vệ sinh – an toàn lao động ; Nội quy công ty và quy định của bộ phận.

4

Quyền hạn

1/ Đề nghị Chủ quản bộ phận giúp đỡ giải quyết công việc ;2/ Đề nghị các bộ phận có liên quan cung cấp các số liệu để đảm bảo thực hiện công việc ;

3/ Đề xuất ý kiến cải tiến công việc ;

4/ Xin cấp và nhận cá trang thiết bị là phương tiện cần thiết để thực hiện công việc ;

5/ Đề nghị xử lý các trường hợp vi phạm trong phạm vi công việc của mình.

5

Quyết quyết định

Có quyền quyết định đối với những lĩnh vực thuộc thẩm quyền và được Chủ quản bộ phận ủy nhiệm.

6

Chế độ báo cáo

Báo cáo trực tiếp việc thực hiện công việc tuyển dụng với Chủ quản bộ phận.

7

Chỉ số thành công

– Hoàn thành các công việc được giao ;- Đảm bảo thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự có hiệu quả về mặt chất và lượng ;

– Luôn cập nhật và báo cáo tình hình nhân sự công ty thường xuyên, chính xác để báo cáo cho Chủ quản.

8

Các kỹ năng cần có

– Kỹ năng sử dụng các thiết bị văn phòng như: máy tính, máy in, máy Photo coppy….- Kỹ năng lãnh đạo ;

– Kỹ năng giao tiếp ;

– Có trình độ chuyên môn : tốt nghiệp trung cấp trở lên ;

– Ngoại ngữ : Trung văn/Anh văn ;

– Tin học : sử dụng thành thạo tin học văn phòng ;

– Có khả năng làm việc độc lập và tính tự chịu trách nhiệm

5. Bản mô tả công việc của sinh viên thực tập

STT

Tiêu chí

Nội dung chi tiết

1

Chức danh

Sinh viên thực tế

2

Nhiệm vụ

– Hỗ trợ các nhân viên phòng Nhân sự thực hiện các công việc của phòng;- Hiểu được mục đích, chức năng, cơ cấu hoạt động của phòng Nhân sự;

– Qua quan sát nắm bắt được nhiệm vụ và quyền hạn của từng vị trí công việc mà mỗi nhân viên trong phòng đảm nhận.

3

Các công việc cần làm

– Soạn thảo văn bản theo yêu cầu của nhân viên trong phòng;- Nhập một số tài liệu giấy tờ vào máy tính theo sự hướng dẫn của nhân viên trong phòng;

– Đi cùng nhân viên phụ trách An toàn lao động trong công ty kiểm tra hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy;

– Hỗ trợ nhân viên phụ trách tuyển dụng nhân sự công tác thi tuyển gồm thi lý thuyết và thực hành;

– Phân loại hồ sơ tuyển dụng;

– Tìm và lọc hồ sơ nhân viên nghỉ việc cũng như nhân viên đang làm hiện tại để cung cấp cho nhân viên phụ trách vấn đề Bảo hiểm xã hội;

– Chuyển thư, hồ sơ, tài liệu xuống bộ phận Tổng đài cũng như các phòng ban liên quan, nghe điện thoại khi phòng đang họp;

– Hỗ trợ việc chuẩn bị cho các cuộc họp cũng như Hội nghị báo cáo.

– Nghiên cứu tài liệu về chức năng, nhiệm vụ, báo cáo công tác của Phòng.

4

Quyền quyết định

5

Chế độ báo cáo

Báo cáo trực tiếp với các cán bộ nhân viên giao việc

6

Chỉ số thành công

Hoàn thành 100% các công việc được giao

7

Các kỹ năng cần có

– Kỹ năng tin học;- Kỹ năng nghiên cứu tài liệu;

– Kỹ năng giao tiếp.

8

Kết quả thực hiện

– Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được phân công trên cơ sở hướng dẫn của cán bộ hướng dẫn và sự chỉ bảo nhiệt tình của các cán bộ nhân viên trong phòng Nhân sự VPIC1.

CHƯƠNG 4. KHUYẾN NGHỊ

Trong thời gian thực tế, ngoài việc tìm hiểu nghiên cứu các vấn đề tổ chức để phục vụ việc học tập thì em nhận thấy một số vấn đề mà Công ty đang gặp phải và cần thay đổi để ngày càng phát triển bền vững. Em xin được nêu ra một số vấn đề và khuyến nghị cho công ty đó là:

Thứ nhất là vấn đề an toàn lao động. An toàn lao động là một trong những tiêu chí rất quan trọng và tiên quyết trong hoạt động của Công ty. Nhận thức được điều này, Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 luôn luôn đặt vấn đề an toàn lao động là hàng đầu, là điều kiện để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, tình hình hiện nay lại cho thấy tỉ lệ tai nạn lao động trong Công ty vẫn đang tồn tại và chưa tìm được giải pháp tối ưu nhằm hạn chế tối đa tai nạn lao động cho công nhân viên trong Công ty. Cụ thể là trung bình mỗi tháng trong Công ty xảy ra từ 3 – 4 vụ tai nạn lao động lớn bé khác nhau. Theo số liệu từ ban an toàn lao động Công ty trong 6 tháng đầu năm 2013 thì số vụ tai nạn lao động cao nhất rơi vào xưởng Dập (dập xưởng 1) với 10 vụ, gây ra những hậu quả xấu cho công nhân viên Công ty. Trước tình hình đó thì công ty cần phải đẩy mạnh công tác đào tạo an toàn lao động cho toàn nhân viên trong Công ty. Thực hiện việc hướng dẫn, đào tạo thường xuyên cho công nhân viên về phương pháp làm việc dù họ đã nắm rất vững nhưng vẫn phải nhắc nhở thường xuyên vì chỉ cần lắp sai một chi tiết máy thôi có thể gây hại cho không chỉ 1 người mà rất nhiều người xung quanh. Tuyên truyền, vận động mọi người nâng cao ý thức tự giác, trách nhiệm trong công việc không chỉ với mình mà với tất cả mọi người trong Công ty. Khuyến khích công nhân viên trong Công ty đưa ra những ý kiến phản hồi về công tác an toàn lao động và đưa ra những cải tiến trong sản xuất để đảm bảo môi trường làm việc an toàn cao nhất.

Thứ hai là vấn đề quẹt thẻ chấm công. Chấm công là hình thức ghi nhận công sức làm việc của người lao động sau 1 ngày làm việc và được trả lương sau 1 tháng. Đây là vấn đề rất quan trọng bởi người lao động mất công mất sức làm việc cho Công ty nên cần được theo dõi và trả lương xứng đáng, công bằng. Vấn đề đáng nói ở đây là tình trạng công nhân viên quên quẹt thẻ chấm công hay quẹt thẻ chấm công hộ nhau. Điều đó khiến cho công tác tính lương thưởng hàng tháng của nhân viên phòng Nhân sự gặp nhiều khó khăn. Chính vì thế cần phải có cách thức chấm công tiện lợi và chuẩn xác hơn. Cho nên khuyến nghị ở đây là Công ty nên thay máy quẹt thẻ hiện tại bằng máy lấy dấu vân tay. Vì vân tay là bằng chứng duy nhất chứng minh được số ngày đi làm và nghỉ của công nhân viên công ty.

Thứ ba là vấn đề chất lượng nhân lực. Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến sự sống còn và phát triển của Công ty. Tuy nhiên, vấn đề chất lượng nhân lực tại Công ty VPIC1 vẫn còn là vấn đề cần phải cải thiện nhiều hơn bởi lao động làm việc trong Công ty vẫn chủ yếu là lao động phổ thông (chiếm 55%). Trước tình hình đó đặt ra yêu cầu là làm sao để nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn của nhóm lao động này. Để làm được điều đó Công ty VPIC1 cần phải có chương trình đào tạo liên kết với các trường trung cấp, cao đẳng nghề trên địa bàn tỉnh để có yêu cầu cao hơn đối với nhân lực trong tương lai. Đồng thời, liên hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm trong tỉnh để tuyển được nguồn lao động đáp ứng yêu cầu mà Công ty đặt ra.

Thứ tư là vấn đề thời gian làm việc, nghỉ ngơi. Đây là vấn đề đã được quy định trong Bộ luật lao động tại Điều 104 quy định về thời gian làm việc bình thường và Điều 106 quy định về làm thêm giờ. Thời gian làm việc trong Công ty VPIC1 mỗi ca là 8 tiếng và chia làm 3 ca, đi làm từ thứ 2 đến thứ 6 (1 số tuần đi làm thứ 7). Tuy nhiên theo như quan sát thì do đặc điểm công việc Công ty là sản xuất linh kiện, phụ tùng cơ khí nên công việc rất nặng nhọc, mang nhiều áp lực và đây có thể cũng là nguyên nhân gián tiếp gây ra các vụ tai nạn lao động do người lao động không giữ được sự tập trung trong suốt thời gian làm việc của mình. Do vậy khuyến nghị là Công ty nên giảm thời gian làm việc trong ca 2 và ca 3 xuống còn 7 tiếng vì thời gian đó là vào ban đêm và rạng sáng nên người lao động sản xuất rất khó tập trung trong công việc. Ngoài ra, Công ty nên đảm bảo chế độ dinh dưỡng cho công nhân viên đi làm ca để họ duy trì thể lực tốt nhất.

Thứ năm đó là vấn đề bảo vệ môi trường. Môi trường ở đây bao gồm môi trường nước, không khí, đất…Là một doanh nghiệp sản xuất lớn nên mỗi ngày Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 tạo ra một lượng chất thải lớn bao gồm nước thải công nghiệp, nước thải sinh hoạt, khói, rác thải…Vấn đề nước thải, từ khi mới đi vào hoạt động Công ty đã trang bị hệ thống xử lý nước thải hiện đại với công suất lọc hàng nghìn mét khối nước thải mỗi ngày rồi mới đổ ra bên ngoài Đầm Vạc. Tuy nhiên, do đi vào hoạt động hơn chục năm, hệ thống xử lý nước thải ấy đã phần nào bị xuống cấp, hiệu quả giảm dần. Do vậy khuyến nghị công ty nên thay thế hoặc cải tiến hệ thống xử lý nước thải để góp phần bảo vệ môi trường trong cũng như ngoài Công ty.

C. KẾT LUẬN

Thực tế chuyên môn quản lý là học phần rất thiết thực, ý nghĩa đối với sinh viên ngành Khoa học quản lý. Mục tiêu của học phần này là nâng cao hiểu biết về nghiệp vụ quản lý trong thực tế của sinh viên. Đồng thời giúp sinh viên có cơ hội thực hành các kiến thức và kỹ năng quản lý thuộc các lĩnh vực: quản lý hành chinh, nhân sự, chính sách, quản lý khu vực công, quản lý và điều hành các hoạt động của tổ chức đã học trong chương trình. Ngoài ra, thực tế chuyên môn lần 2 này còn tạo điều kiện để sinh viên tiếp cận, nhận diện các dạng hoạt động quản lý trên thực tế và chuẩn bị cho việc lựa chọn chuyên ngành học vào năm thứ tư.

Đúng với mục tiêu mà học phần mong muốn, trong quá trình thực tế tại phòng Nhân sự Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1  em đã tìm hiểu và nghiên cứu được các vấn đề mà bấy lâu nay em được học nhưng chưa được tiếp xúc như: Mục tiêu của tổ chức, cơ cấu tổ chức, hiện trạng cơ cấu tổ chức, hiện trạng nhân lực của tổ chức, chính sách đào tạo và phát triển nhân lực của cơ quan và về môi trường làm việc, văn hóa tổ chức… của cơ quan. Được quan sát phong cách làm việc, cách thức giải quyết công việc, tiếp cận một phần công việc chuyên môn của các nhân viên trong phòng giúp em trau dồi kiến thức, kỹ năng cần thiết trước khi ra trường. Và sau thời gian thực tế chuyên môn lần 2 này em đã có được quyết định về việc lựa chọn chuyên ngành học vào năm thứ 4.

Tác giả:Trần Đình Quân

3 thoughts on “Báo cáo thực tế – Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1

  1. Cho e hỏi. Nếu hết thời gian học việc ở cty mà mình không kí hợp đồng thì có được trả 100%lương không ạ.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s