Phân tích dự án

 Phân tích dự án là bước đầu tiên trong quá trình thực hiện một dự án bất kỳ.

Phân tích dự án là quá trình xác định, phân tích rõ ràng cụ thể các yếu tố cơ bản quan trọng nhất trong một dự án cụ thể cũng như các vấn đề liên quan.

Quá trình phân tích dự án bao gồm phân tích các yếu tố cơ bản xung quanh một dự án như sau:

Thứ nhất, xác định đúng đắc mục tiêu của dự án. Đây là khâu quan trọng nhất trong quá trình thực hiện dự án. Xác định chính xác, đầy đủ mục tiêu mà dự án cần đạt được sẽ đảm bảo cho dự án đi đúng hướng với mục tiêu mà dự án hướng tới.

 Xác định mục tiêu của dự án gồm có mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể. Mục tiêu tổng quát là kết quả cuối cùng, cơ bản quan trọng nhất cần phải đạt được khi dự án kết thúc. Mục tiêu cụ thể sẽ cụ thể hóa mục tiêu chung của dự án. Bao gồm các mục tiêu con mà dự án cần phải đạt được trong từng mảng cụ thể nhằm cụ thể hóa và từng bước hoàn thành mục tiêu tổng quát. Khi phân tích mục tiêu dự án (tổng quát & cụ thể) cần chú ý đến đảm bảo tiêu chí 5 – W.

Thứ hai, phân tích công việc chính của dự án. Bao gồm khối lượng công việc và chất lượng sản phẩm, công việc mà dự án phải đảm bảo. Việc xác định đúng và đủ danh mục những công việc cần phải thực hiện và các tiêu chuẩn chất lượng cần tuân thủ sẽ  tạo cơ sở giúp dự án hoàn thành mục tiêu.

Thứ ba, xác định rõ các bên liên quan trong dự án. Xác định đúng, đủ và chính xác vai trò, tầm quan trọng của các bên liên quan trong dự án sẽ góp phần đảm bảo quá trình triển khai dự án thuận lợi, công việc hoàn thành đúng thời gian… Ngược lại, dự án sẽ thất bại hoặc gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình triển khai.

Các bên liên quan trong một dự án bất kỳ thường gồm những nhóm cơ bản sau đây:

Nhóm đối tượng triển khai dự án: Đây là nhóm đối tượng tham gia vào quá trình thực hiện dự án, chia ra làm 2 nhóm: Nhóm trực tiếp và nhóm gián tiếp tham gia vào quá triển khai dự án. Nhóm trực tiếp tham gia thực hiện dự án là những người trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện dự án trên thực tế. Nhóm gián tiếp tham gia vào quá trình triển khai thường là những CEO – quản trị dự án cấp cao. 

Xác định đúng và đầy đủ cũng như yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm…của đội ngũ này sẽ đảm bảo dự án được tiến hành thuận lợi.

Nhóm đối tượng hưởng lợi từ dự án. Khi phân tích một dự án bất kỳ cần xác định đúng và đủ về nhóm đối tượng sẽ được hưởng lợi mà dự án hướng tới. Từ đó có giải pháp tối đa lợi ích cho nhóm đối tượng này cũng như phân bổ lợi ích cho một vài nhóm đối tượng khác cũng như tránh tình trạng một số nhóm đối tượng khác được hưởng lợi không đúng với mục đích mà dự án hướng tới.

Đồng thời, khi phân tích nhóm đối tượng được hưởng lợi cần xem xét những vấn đề và những đối tượng xung quanh có khả năng tác động đến thái độ, suy nghĩ và sự tham gia của họ vào dự án như gia đình, trường học, cơ quan… Từ đó, có những giải pháp cụ thể để ứng phó đối với từng trường hợp cụ thể đảm bảo nhóm đối tượng này sẵn sàng tham gia vào dự án.

Trong một dự án thì nhà đầu tư đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Nhà đầu tư chính là người cung cấp chủ yếu về nguồn lực để dự án có khả năng được triển khai trên thực tế. Họ có thể cung cấp nguồn lực về tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuât hoặc khoa học công nghệ… nhưng thông thường là vốn. Số vốn này sẽ được bên triển khai dự án sử dụng một cách có kế hoạch và đảm bảo tối đa hiệu quả và tiết kiệm.

Nhà đầu tư thường quan tâm đến kết quả và lợi ích mà dự án sẽ đem lại cho cộng đồng hoặc những nhóm người cụ thể. Đồng thời cũng quan tam đến năng lực của tổ chức, đội ngũ thực hiện dự án cũng như tính khả thi của dự án. Các nhà đàu tư đánh giá cao những dự án đem lại lợi ích bền vững cho cộng đồng và đảm bảo tính khả thi của dự án cũng như đánh giá cao sự tham vấn đối với họ của tổ chức quản trị dự án.

Từ những phân tích về mối quan tâm cũng như mục đích của các nhà tài trợ mà quản trị dự án có giải pháp để xin tài trợ thành công.

Ngoài ra, các bên liên quan trong dự án cón có nhóm đối tượng như chính quyền địa phương và nhóm đối tượng hỗ trợ dự án hoạt động. Ở đây, chính quyền địa phương nhiều khi đóng vai trò đặc biệt quan trọng có tác động đến việc dự án có được phép triển khai tại địa phương hay không…

Xem xét toàn diện đầy đủ và đánh giá đúng vai trò, vị trí của các bên liên quan sẽ giúp quản trị dự án có giải pháp hành động và cách thức tác động đến từng nhóm đối tượng nhằm đảm bảo dự án được triển khai thuận lợi.

Yếu tố tiếp theo cần phân tích đối với một dự án cụ thể đó là các nguồn lực của dự án. Nguồn lực của dự án bao gồm nguồn lực về con người, tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuât, công nghệ, tin học… Trong đó, nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng nhất mà chủ yếu là nhóm đối tượng triển khai thực hiện dự án như CEO của dự án, đội ngũ trực tiếp triển khai dự án… Năng lực cũng như kinh nghiệm thực tế của họ đóng vai trò then chốt đảm bảo dự án thành công. Các nguồn lực khác đảm bảo cho các hoạt động của dự án được triển khai trong đó nguồn lực về tài chính-vốn giữ vai trò quan trọng trong hầu hết các hoạt động, công việc.

Dự trù các nguồn lực mà dự án có thể huy động sẽ giúp quản trị dự án có thể điều chỉnh các nguồn lực cho phù hợp với dự án đảm bảo dự án có thể triển khai thành công trên thực tế.

 Yếu tố thời gian cần được quan tâm đặc biệt khi phân tích dự án. Mỗi dự án đều bị giới hạn bởi tam giác dự án trong đó có yếu tố về thời gian. Mỗi dự án chỉ được phép triển khai trong một giới hạn về thời gian nhất định. Vượt quá thời gian cho phép sẽ khiến dự án chậm tiến độ giảm hiệu quả dự án và tác động tiêu cực đến nhiều yếu tố khác. Do đó, khi xác định mục tiêu, chương trình hành động cho một dự án cần có kế hoạch chiến lược về thời gian đảm bảo mỗi hoạt động của dự án đều đảm bảo đúng tiến độ tỏng thời gian cho phép cũng như có dự trù về thời gian cho mỗi dự án.

Rủi ro trong dự án có tác động không nhỏ đến sự thành công của dự án. Khi phân tích dự án cần chú ý đến các rủi ro mà dự án có thể gặp phải như những rủi ro về sự thay đổi môi trường, kinh tế – xã hội, nhà đầu tư, đối tượng hưởng lợi… Xác định các loại rủi ro có thể xảy ra, mức độ tác động của nó đến dự án từ đó có biện pháp hạn chế, ngăn ngừa và khắc phục nếu rủi ro xảy ra. Làm tốt điều này sẽ giúp dự án tránh được những thiệt hại không đáng có và tránh được thất bại của dự án.

Tóm lại, khi phân tích dự án cần xem xét các yếu tố căn bản trong một dự án cũng như vai trò, mức độ tác động của các yếu tố đó đến dự án từ đó có chiến lược hành động tối ưu cho một dự án thành công.

Tác giả: Hạo Nhiên

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s