Thuyết quản lý tổ chức – Chester Irving Barnard

nhaquanlytuonglai 22.jpg

  1. Tóm tắt tiểu sử

Chester Irving Barnard (1886 – 1961) mang quốc tịch Mỹ, là đại diện tiêu biểu nhất của thuyết quản lý tổ chức. Ông là người chịu ảnh hưởng sâu sắc của chủ nghĩa thực dụng Mỹ, tư tưởng tự do kinh doanh và tôn trọng quyền lợi cá nhân.

Barnard là một người say mê đọc sách, biết tự lập và có tài năng. Ông từng giữ nhiều chức vụ quan trọng trong các công ty, tổ chức lớn. Trong suốt quá trình làm việc ông đã cho xuất bản 37 tài liệu liên quan đến quản lý trong đó có tác phẩm “Tổ chức và quản lý”, “Chức năng của người quản lý”.

2. Thế giới quan

            2.1. Chủ nghĩa nhân đạo

Barnard là người theo chủ nghĩa nhân đạo. Ông quan tâm đến việc thúc đẩy sự phát triển toàn diện của cá nhân. Đấu tranh đòi dân chủ trong chính trị vì ông cho rằng đó là môi trường thuận lợi để phát triển phẩm cách cá nhân.

Theo Barnard mối cá nhân đều có “tính hai mặt”. Tức là cá nhân với đầy đủ thuộc tính vốn có ngoài tổ chức được xem như một bản thể sống và cá nhân trong tổ chức gắn với chức vụ, quyền hạn và công việc của họ. Barnard khuyến cáo các nhà quản lý cần nhìn thấy “tính hai mặt” của mỗi cá nhân từ đó tạo điều kiện cho họ phát triển toàn diện.

Ông còn chỉ ra mối quan hệ giữa tính áp đặt của quyết định quản lý với ý chí tự do của cá nhân. Trong nhiều trường hợp, người công nhân không muốn thực hiện quyết định của nhà quản lý nhưng họ vẫn thực hiện vì họ hiểu đây là sự bắt buộc do đó họ buộc phải thực hiện chúng.

Ngoài ra, Barnard còn đề cập đến phạm trù “hiệu lực” và “hiệu quả”. Theo ông, một hoạt động có hiệu lực là khi các cá nhân nỗ lực để thực hiện các mục tiêu mà tổ chức theo đuổi. Trong khi đó, một hoạt động được coi là có hiệu quả khi quá trình trên thỏa mãn được nhu cầu, động cơ của mỗi cá nhân. Hiệu lực giúp duy trì sự tồn tại của tổ chức còn hiệu quả sẽ thúc đẩy cá nhân phấn đấu làm việc từ đó thúc đẩy tổ chức phát triển. Theo ông, nhà quản lý cần hướng tổ chức đạt được cả hiệu lực và hiệu quả.

2.2. Chủ nghĩa kinh nghiệm

Barnard là người theo chủ nghĩa kinh nghiệm. Ông tin vào việc học tập theo kinh nghiệm. Điều này xuất phát từ quá trình làm việc tại nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau trong suốt cuộc đời mình. Ông cho rằng khoa học có nhiều hạn chế đặc biệt khi áp dụng vào thực tiễn quản lý; đồng thời ông chú ý xem xét các khả năng, khía cạnh khác của con người như tình cảm, trực giác, bí quyết…

2.3. Phương pháp hệ thống và biện chứng

Barnard vận dụng phương pháp hệ thống và biện chứng vào việc nghiên cứu tổ chức. Triết lý về tổ chức của ông trở nên phổ biến và và được coi là “lý thuyết hệ thống mở”.

Barnard quan niệm tổ chức là một “hệ thống cục bộ” nằm trong hệ thống lớn hơn là “nhà nước, xã hội”. Mỗi hệ thống đều phức tạp và có mối quan hệ tác động ảnh hưởng lẫn nhau.

Lý thuyết tổ chức của Barnard là sự vận dụng cụ thể của lý thuyết hệ thống mở. Trong đó, phương pháp giải quyết của ông được đóng khung trong phạm vi hai mặt đối lập của mối cá nhân cụ thể. Đồng thời, ông khẳng định sự phát triển phải dựa trên sự thống nhất giữa hai mặt đối lập này.

3. Nội dung thuyết quản lý tổ chức

3.1. Khái niệm quản lý

Quản lý không phải là công việc của tổ chức mà là công việc chuyên môn để duy trì và phát triển tổ chức.

3.2. Ba yếu tố phổ biến của một tổ chức

Theo Barnard, mỗi tổ chức có 3 yếu tố phổ biến. Đó là sự sẵn sàng hợp tác, mục tiêu chung thông tin.

Thứ nhất: Sự sẵn sàng hợp tác.

Sự sẵn sàng hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức đóng vai trò quan trọng thúc đẩy quá trình hoàn thành mục tiêu của tổ chức.

Tuy nhiên, mỗi cá nhân khi tham gia tổ chức đều mong muốn “nhận lại” ít nhất là bằng hoặc hơn những gì mình “đóng góp” cho tổ chức. Và động cơ thúc đẩy để các cá nhân trong tổ chức sẵn sàng hợp tác với nhau đó là họ phải được thỏa mãn những nhu cầu, mục đích cá nhân của họ cũng như nhận lại nhiều hơn phần đóng góp của họ cho tổ chức. Thỏa mãn điều này thì tổ chức sẽ đạt được yếu tổ “hiệu quả”. Chính yếu tố hiệu quả có vai trò thúc đẩy mỗi cá nhân làm việc cống hiến hết mình vì tổ chức, bởi trong sự phấn cống hiến đó có một phần lợi ích của bản thân họ.

Barnard đã chỉ ra 4 nguyên nhân thúc đẩy mỗi cá nhân trong tổ chức, đó là:

– Các yếu tố về vật chất (tiền bạc, đồ vật, điều kiện vật chất).

– Các cơ hội cá nhân.

– Điều kiện làm việc.

– Điều kiện thỏa mãn lý tưởng.

Đồng thời, chỉ ra cụ thể 4 kiểu động cơ phổ biến tác động đến hành vi của con người trong tổ chức:

– Mức độ hấp dẫn của công việc

– Sự thích ứng với điều kiện làm việc

– Cơ hội được trải nghiệm và danh tiếng

– Mối quan hệ tốt đẹp trong tổ chức

Từ những nghiên cứu của mình, Barnard mong muốn tổ chức đạt được cả “hiệu lực” và “hiệu quả”. Hai yếu tố quan trọng góp phần quyết định đến sự thành công mục tiêu của tổ chức.

Thứ hai, mục tiêu chung.

Mục tiêu chung là yếu tố phổ biến tiếp theo và là yếu tố tiên quyết xác định sự tồn tại của một tổ chức. Mỗi tổ chức luôn theo đuổi những mục tiêu nhất định, tổ chức không thể tồn tại nếu như thiếu đi mục tiêu. Đây cũng là yếu tố quyết định sự tham gia của các nhân vào tổ chức. Tức là, khi quyết định tham gia vào tổ chức mỗi cá nhân phải hiểu được mục tiêu mà tổ chức đó theo đuổi, đồng thời xem xét sự phù hợp giữa mục tiêu đó với nhu cầu, mục đích, động cơ cá nhân… của bản thân. Và để khi đã trở thành thành viên của tổ chức thì mục tiêu cũng như mục đích của cá nhân phải thống nhất với mục tiêu của tổ chức. Nói cách khác, khi cá nhân tham gia vào tổ chức, thừa nhận và phấn đấu vì mục tiêu chung của tổ chức cũng là khi họ thỏa mãn được mục tiêu, mục đích cá nhân của mình.

Như vậy, mọi cá nhân khi tham gia vào tổ chức đều phải thống nhất một mục tiêu chung nhất, đó là phấn đấu vì mục tiêu mà tổ chức theo đuổi mặc dù mỗi cá nhân khác nhau lại có vô vàn những mục tiêu cá nhân và mục đích cá nhân khác nhau.

Thứ ba, thông tin.

Thông tin là yếu tố kết nối giữa mục tiêu chung của tổ chức với sự sẵn sàng hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức.

Barnard đã đặt ra các nguyên tắc thông tin chính thức, gồm có:

–          Thông tin phải rõ ràng, cụ thể

–          Thông tin là khác nhau đối với những vị trí, cấp bậc khác nhau trong tổ chức

–          Tuyến thông tin cần trực tiếp và ngắn gọn

–          Cần đảm bảo sự hoạt động thường xuyên, liên tục, không bị ngắt quãng của tuyến thông tin

–          Đảm bảo sự tương xứng giữa năng lực thông tin của người quản lý hoạt động thông tin.

–          Thông tin phải xác thực.

3.3. Các khía cạnh của tổ chức chính thức

Theo Barnard, tổ chức là một hệ thống hoạt động có ý thức của con người. Tổ chức được chia ra thành tổ chức chính thứctổ chức phi chính thức. Tổ chức chính thức là sự hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức phấn đấu, nỗ lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Trong khi đó, tổ chức phi chính thức thì các cá nhân nỗ lực phấn đấu vì mục tiêu cá nhân của họ.

Theo ông, các khía cạnh trong một tổ chức chính thức bao gồm: chuyên môn hóa, những khuyến khích quyền lực.

Chuyên môn hóa theo quan điểm của Barnard là sự cụ thể hóa mục tiêu chung của tổ chức thành những mục tiêu nhỏ hơn từ đó tạo thuận lợi trong quá trình thực hiện mục tiêu.

Chuyên môn hóa trong một tổ chức gồm có 5 nội dung sau:

–          Chuyên môn hóa về địa điểm thực hiện công việc

–          Chuyên môn hóa về thời gian

–          Chuyên môn hóa liên tưởng

–          Chuyên môn hóa chức năng

–          Chuyên môn hóa phương pháp thực hiện công việc

Những khuyến khích đóng vai trò thúc đẩy cá nhân cố gắng hoàn thành tốt nhất công việc của tổ chức.

Theo Barnard, những khuyến khích có hiệu lực gồm hai loại: những khuyến khích thúc đẩy sự tích cực và những khuyến khích nhằm kiềm chế những động cơ tiêu cực. Những khuyến khích có vai trò thúc đẩy tính tích cực của cá nhân đó là những khuyến khích như tăng lương, tăng thưởng… và những khuyến khích nhằm kiềm chế động cơ tiêu cực của cá nhân như những quy định về kỷ luật đối với những cá nhân vi phạm nội quy, quy định của tổ chức.

Quyền lực

Theo Barnard, quyền lực trong tổ chức bao gồm quyền lực địa vịquyền lực cá nhân. Quyền lực địa vị cho phép người quản lý ra mệnh lệnh và nhận được sự tuân thủ và phản hồi từ người tiếp nhận mệnh lệnh. Đồng thời, ông cho rằng, mệnh lệnh sẽ được thực thi khi thỏa mãn những điều kiện sau:

– Thông tin phải rõ ràng, dễ hiểu

– Mệnh lệnh phù hợp với mục tiêu của tổ chức

– Tại thời điểm tiếp nhận, mệnh lệnh phù hợp với lợi ích cá nhân của người tiếp nhận mệnh lệnh

– Cá nhân tiếp nhận mệnh lệnh có đủ năng lực để tiếp nhận, thực hiện mệnh lệnh.

Ngoài ra, Barnard đưa ra lời khuyên đối với các nhà quản lý khi ra mệnh lệnh, đó là:

– Cần phải làm cho người nhận mệnh lệnh hiểu rõ nội dung, yêu cầu của mệnh lệnh

– Tránh ra những mệnh lệnh mâu thuẫn

– Không ban hành những mệnh lệnh có khả năng thực thi kém hoặc không thể thực thi

– Có biện pháp thực thi đối với những mệnh lệnh khó khăn

– Đề cao trách nhiệm hơn là quyền hành

3.4. Quá trình ra quyết định

Ra quyết định là một chức năng của quản lý. Ở mỗi cấp độ thứ bậc khác nhau trong tổ chức lại có những kiểu quyết định khác nhau. Đối với cấp quản trị cao nhất của tổ chức, chức năng ra quyết định thuộc về những CEO – lãnh đạo cấp cao của tổ chức. Nội dung quyết định liên quan đến những vấn đề mang tính chiến lược của tổ chức như mục tiêu của tổ chức. Ở cấp trung gian, quyền ra quyết định thuộc về những nhà quản lý thực hiện công việc duy trì sự ổn định của tổ chức. Nội dung quyết định liên quan đến những công việc cụ thể nhằm cụ thể hóa mục tiêu của tổ chức. Ở các cấp thấp, quyền ra quyết định thường thuộc về những người đứng đầu một bộ phận chuyên môn của tổ chức, quản lý về những vấn đề như công nghệ, kỹ thuật…của tổ chức.

Barnard cho rằng, quá trình ra quyết định của nhà quản lý không những sử dụng tư duy logic mà còn sử dụng cả tư duy phi logic như linh cảm trực giác… Sự nhấn mạnh của Barnard về yếu tố tư duy phi logic là một đóng góp quan trọng cho tư tưởng quản lý.

Theo Barnard, mỗi cá nhân khi tham gia vào tổ chức đều thể hiện hai mặt: một mặt là con người ngoài tổ chức và mặt kia là con người trong tổ chức. Đối với quá trình ra quyết định của nhà quản lý cũng được xem xét giữa hai yếu tố: một là ra những quyết định mang tính chất cá nhân tương ứng với mặt con người ngoài tổ chức của cá nhân nhà quản lý;  hai là ra những quyết định mang tính chất tổ chức tương ứng với mặt con người trong tổ chức.

3.5. Hệ thống chức vị (Status system)

Nội dung về hệ thống chức vị được Barnard trình bày trong bài thuyết trình mang tên Chức năng và bệnh lý của hệ thống chức vị trong tổ chức chính thức.

Theo Barnard, chức vị bao gồm quyền hạn, đặc quyền, nhiệm vụ và nghĩa vụ của một cá nhân trong một tổ chức.

Trong một tổ chức tồn tại 2 hệ thống chức vị khác nhau. Một là sự phân chia theo nghề nghiệp (chiều ngang). Hai là sự phân chia theo chiều dọc gắn với quyền lực địa vị và trách nhiệm tương ứng theo quan hệ cấp bậc.

Mặc dù cũng chỉ ra một số hạn chế của hệ thống chức vị nhưng Barnard cũng khẳng định sự cần thiết của hệ thống chức vị để đảm bảo tính hiệu lực cho một tổ chức. Và cũng chỉ ra rằng nhà quản lý cần đảm bảo địa vị của cá nhân trong tổ chức cần phải tương xứng với năng lực và trình độ của họ.

3.6. Đạo đức của người lãnh đạo và của tổ chức

Barnard là nhà quản lý luôn đánh giá cao yếu tổ phẩm chất đạo đức của người lãnh đạo và đã có những đóng góp xuất sắc về vấn đề này.

Barnard đã chỉ ra rằng, yếu tố tác động đến sự hợp tác của các cá nhân trong tổ chức không chỉ có kinh tế (tư tưởng “con người kinh tế). Cơ sở của hoạt động hợp tác chính là toàn bộ giá trị đạo đức đa dạng, phức tạp.

Đạo đức là những nguyên tắc chỉ đạo cá nhân trong hoạt động. Nó xuất phát từ mục đích, nhu cầu, động cơ, mục tiêu cá nhân, là sản phẩm của giáo dục, sự tác động của môi trường xã hội…

Trong một tổ chức bất kỳ có 3 kiểu nguyên tắc: nguyên tắc về lợi ích của cá nhân riêng biệt, nguyên tắc về lợi ích của tổ chức, nguyên tắc về lợi ích của xã hội.

Giữa những nguyên tắc của cá nhân với nguyên tắc của tổ chức đôi khi có sự mâu thuẫn và Barnard đã đưa ra 3 phương pháp để giải quyết mâu thuẫn đạo đức trong một tổ chức, đó là:

–          Hành động theo tiềm thức trong giới hạn một hệ thống những nguyên tắc ưu tiên.

–          Lựa chọn một nguyên tắc ưu tiên và hành động theo nguyên tắc ấy

–          Sáng tạo về mặt đạo đức (lợi ích cá nhân đặt dưới lợi ích tập thể)

Barnard nhấn mạnh nhà quản lý cần phải có đạo đức, trách nhiệmnăng lực tương xứng thì mới không ra những quyết định bốc đồng.

Ông chia lãnh đạo ra làm 2 loại: lãnh đạo chuyên môn và đạo đức, đồng thời nhấn mạnh khía cạnh đạo đức của sự lãnh đạo – điều mà những nhà quản lý trước ông bỏ qua.

  1. Đánh giá thuyết quản lý tổ chức của Chester Irving Barnard

–          Ưu điểm:

+        Lần đầu tiên quản lý được tiếp cận đầy đủ và toàn diện dưới góc độ của một tổ chức, xem tổ chức như một cơ thể sống.

+        Đề cao và chú trọng thúc đẩy sự phát triển toàn diện của cá nhân trong tổ chức.

+        Bổ sung yếu tố tư duy phi logic (linh cảm, trực giác…) và yếu tố đạo đức vào quá trình ra quyết định và quản lý, đề cao phẩm chất đạo đức của nhà quản lý. Khẳng định bản chất đạo đức của con người nằm trong trách nhiệm quản lý.

–          Hạn chế:

+        Chủ nghĩa kinh nghiệm.

+        Hệ thống chức vị đôi khi tạo ra những xu hướng tiêu cực.

Link tải về tại: ĐÂY

 Tác giả: Hạo Nhiên

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s