Tình trạng quá tải thông tin trong quản lý

John Naisbitt đã nói: “Việc cạn kiệt thông tin không thành vấn đề, việc chết đuối trong đó mới là đáng kể”. Ý kiến của cá nhân về vấn đề này.

1.  Khái niệm thông tin

Thông tin là một vấn đề phức tạp hàm chứa nội dung đa dạng và phong phú. Do đó nó được hiểu theo nhiều cách khác nhau:

Theo N. Viner thông tin là nội dung của thế giới bên ngoài được biểu hiện trong sự nhận thức của con người.

Theo quan điểm triết học, thông tin là một phạm trù triết học phản ánh sự vận động và tương tác cả các hiện tượng, sự vật và quá trình tư duy. 

Các nhà quản lý kinh tế thì quan niệm thông tin là những tín hiệu được thu nhận, được hiểu và đánh giá là có ích cho việc ra quyết định.

Nhưng hiểu một cách chung nhất thì thông tin được định nghĩa như sau:

Thông tin là những tri thức được sử dụng để định hướng, tác động tích cực điều khiển nhằm duy trì tính đặc thù về chất, hoàn thiện và phát triển tổ chức.

Với cách định nghĩa trên thì thông tin trước hết là giá trị tri thức, đây là nội dung của thông tin. Nội dung của thông tin tác động tích cực vào tổ chức nhằm duy trì, hoàn thiện và phát triển tổ chức, đây là vai trò và tính hướng đích của thông tin đối với tổ chức.

2.   Thông tin trong quản lý

2.1. Khái niệm thông tin quản lý

Thông tin trong quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và xử lý để phục vụ cho việc ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá kết quả quản lý.

Từ định nghĩa trên có thể thấy thông tin quản lý gồm có:

–          Hệ thống tri thức được thu thập và xử lý – thông tin đầu vào.

–          Trong tổ chức, thông qua truyền thông, thông tin thực hiện các quyết định quản lý.

–          Thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá các quyết định quản  lý – thông tin phản hồi.

2.2. Đặc trưng của thông tin quản lý

Thông tin phi vật chất nhưng tồn tại nhờ vỏ vật chất bởi các vật mang tin (như sách báo, tài liệu, tivi…). Do đó, người nhận tin có thể thu nhận những giá trị khác nhau trên cùng một vật mang thông tin như nhau tùy thuộc vào trình độ và sự quan tâm của mỗi người.

Thông tin có số lượng lớn do tính đa dạng và phong phú của hoạt động quản lý. Do đó, mỗi tổ chức với những chủ thể quản lý khác nhau đều có thể trở thành một trung tâm thu phát thông tin.

Trong quản lý, thông tin phản ánh trật tự và cấp bậc của quản lý. Trong mỗi tổ chức đều tồn tại những cấp bậc quản lý cao thấp khác nhau. Việc tiếp nhận và xử lý thông tin với mỗi cấp khác nhau luôn có sự khác biệt. Tức là, không thể bình đẳng trong việc thu nhận, xử lý, phản hồi thông tin giữa những cấp bậc quản lý khác nhau và với những thành viên trong tổ chức.

2.3. Vai trò của thông tin quản lý

Thông tin đóng vai trò đặc biệt quang trọng trong quản lý. Để hoạt động quản lý trong tổ chức đạt hiệu quả thì cần chú ý xây dựng một hệ thống thông tin tối ưu.

Vai trò của thông tin trong quản lý được khái quát bởi những nội dung cơ bản sau:

Thông tin là cơ sở tiền đề, là căn cứ để các nhà quản lý lập kế hoạch và ra quyết định quản lý.

Lập kế hoạch và ra quyết định là chức năng cơ bản có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý. Đây là công việc khó khăn và phức tạp đòi hỏi nhà quản lý phải sử dụng nguồn thông tin với số lượng lớn. Nhờ thông tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết hợp lý và hiệu quả những vấn đề như:

–          Nhận thức được vấn đề nào cần phải lập kế hoạch và ra quyết định quản lý.

–          Xác định cơ sở khoa học nào cần thiết để xác lập mục tiêu.

–          Xác định những cơ hội và thách thức rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải.

–          Xây dựng và lựa chọn phương án để thực hiện các quyết định quản lý.

Thông tin đóng vai trò không thể thiếu trong công tác tổ chức, thể hiện ở những mặt cơ bản trong chức năng tổ chức như sau:

–          Thông tin giúp nhà quản lý nhận thức rõ về những vấn đề liên quan đến thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức và phân công, trao quyền cho cấp dưới.

–          Cung cấp những dữ liệu cần thiết về nguồn lực cho sự phát triển của tổ chức (nhân lực, vật lực, tài lực).

–          Xây dựng các phương án để quản lý nhân sự, phân bổ nguồn lực.

–          Giải quyết những vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức.

Trong công tác lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý bổ trợ những nội dung như:

–          Thông tin giúp các nhà quản lý nhận thức các vấn đề liên quan đến động cơ thúc đẩy nhân viên.

–          Cung cấp những dữ liệu cơ sở để xây dựng nội quy, quy chế, chính sách của tổ chức.

–          Lựa chọn phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả.

Trong công tác kiểm tra, thông tin đóng vai trò quan trọng trên những phương diện như:

–          Thông tin giúp nhà quản lý nhận thức về vấn đề cần phải kiểm tra.

–          Thông tin cung cấp dữ liệu để xây dựng các tiêu chuẩn.

–          Xây dựng phương án đo lường và giải pháp sửa chữa sai lầm của chủ thể.

Có thể nói, thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chức năng của quy trình quản lý, là nhân tố thiết yếu để xây dựng, triển khia thực hiện và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý, là cầu nối giữa tổ chức và môi trường.

3. Tình trạng quá tải thông tin

3.1.Khái niệm quá tải thông tin

Quá tải thông tin là tình trạng thông tin bị dư thừa khi số lượng thông tin đầu vào cho một tổ chức vượt quá khả năng xử lý của tổ chức.

Như vậy, có thể thấy đặc trưng cơ bản của tình trạng quá tải thông tin là sự dư thừa thông tin quá mức và thiếu kiểm soát.

3.2. Biểu hiện của quá tải thông tin

Trong nửa cuối thế kỷ 20 với sự ra đời của internet và những tiến bộ trong khoa học công nghệ thông tin và máy tính đã mở ra một thời đại mới: thời đại của thông tin số hóa. Và hạn chế lớn nhất của nó đó là tình trạng quá tải thông tin, thông tin đủ mọi lĩnh vực mọi ngành nghề với số lượng lớn tràn lan trên các phương tiện thông tin đại chúng.

Chỉ cần gõ một từ khóa bất kỳ trên google seard thì google sẽ trả cho ta hàng triệu kết quả khác nhau. Chỉ một cú nhấp chuột cũng có thể chia sẻ thông tin của cá nhân với mọi người trên toàn thế giới.

Một biểu hiện nhỏ mà ai cũng dễ nhận thấy đó là tình trạng quá tải về thư điện tử mỗi khi bạn check Email, thông tin thông báo các hoạt động của bạn bè trên Facebook, Twitter. Với tài khoản trên 1 nghìn bạn bè, trung bình tôi nhận được 200 thư thông báo hoạt động trên facebook của bạn bè mỗi ngày và chỉ cần 5 ngày không check mail thì hộp thư đến sẽ thành cái thùng rác đến nỗi tôi phải lập một Email chỉ để đăng ký địa chỉ Facebook và chẳng bao giờ vào mail đó nữa. Đó là còn chưa kể đến việc tham gia các mạng xã hội khác và vô vàn loại thông tin khác nhau được chia sẻ tràn lan khiến ta bị choáng ngợp trước bể thông tin khổng lồ.

3.3. Nguyên nhân của tình trạng quá tải thông tin

Nguyên nhân dẫn đến thời đại bùng nổ thông tin hiện nay bắt nguồn từ phát minh ra hình thức ấn loát của nhà phát minh Gutenberg. Sau nữa là sự ra đời của giấy carbon rồi máy photocopy, máy fax và hơn hết là sự ra đời của internet khiến cho thông tin được số hóa. Từ đó, thông tin được chia sẻ, download gần như miễn phí trên mạng.

3.4. Hệ quả tiêu cực của tình trạng  quá tải thông tin

Khi thông tin về một vấn đề bạn quan tâm khan hiếm thì hiển nhiên sẽ gây khó khăn cho việc nhận thức và ra các quyết định nhưng ngược lại, khi lượng thông tin bạn nhận được lại quá lớn, vượt quá tầm kiểm soát của bạn thì vấn đề khó khăn để tiếp nhận và xử lý nó còn lớn hơn gấp nhiều lần việc thông tin khan hiểm. Và hệ quả của việc quá tải thông tin thật sự nguy hiểm  cho tổ chức như John Naisbitt đã nói: “Việc cạn kiệt thông tin không thành vấn đề, việc chết đuối trong đó mới là đáng kể”.

  Hệ quả tiêu cực của tình trạng quá tải thông tin chính là việc “chết đuối” trong bể thông tin khổng lồ.

“Chết đuối” trong bể thông tin khổng lồ là tình trạng quá tải thông tin đầu vào. Người tiếp nhận không đủ khả năng tiếp nhận và xử lý kịp thời và hiệu quả. Trước hết, người tiếp nhận thông tin sẽ bị choáng ngợp trước vô vàn loại thông tin khác nhau với số lượng quá lớn và hệ quả đầu tiên là việc thời gian bị đánh cắp cho việc tiếp nhận những thông tin đó. Đồng thời cũng tác động tiêu cực làm phung phí một khoảng thời gian để dàn xếp, loại bỏ những thông tin đã đọc để bắt đầu lại công việc dang dở do việc đọc tin cắt ngang. Và đương nhiên, hiệu quả công việc cũng bị giảm cùng với thời gian bị đánh cắp.

Tiếp đến, việc xử lý những thông tin đầu vào là một khó khăn quá lớn cho người tiếp nhận. Số lượng thông tin quá lớn, nhiều chủng loại và theo nhiều quan điểm cách tiếp cận khác nhau tùy thuộc vào người đối tượng đăng tin và đưa tin với nhiều cách truyền tải theo nhiều chiều khác nhau dẫn đến hiện tượng nhiễu loạn thông tin. Người tiếp nhận thông tin khó khăn trong việc phân loại, xác định thông tin nào cần thiết, thông tin nào cần quan tâm và việc phân tích, sử dụng những thông tin đó một cách hiệu quả nhất cho công việc của mình. Và không phải ai cũng đủ trình độ, năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng để xử lý tất cả những thông tin đó. Hệ quả tất yếu là “mắc kẹt” hoặc nguy hại hơn là “chết đuối” trong bể thông tin rộng lớn. Dẫn đến hiệu quả công việc bị giảm sút hoặc gây ra những sai lỗi trong công việc do thông tin thiếu chính xác hay không còn giá trị sử dụng.

3.5. Ứng phó với tình trạng quá tải thông tin

Tuy nhiên, thông tin có vai trò quan trọng và không thể thiếu đối với công việc, cuộc sống của mỗi cá nhân, đặc biệt là với nhà quản lý, thông tin chính là cơ sở quan trọng để các nhà quản lý thực hiện các chức năng quản lý của mình. Do đó, với một nhà quản lý chuyên nghiệp, trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay cần phải trang bị cho mình những kỹ năng thiết yếu để ứng phó với tình trạng quá tải thông tin. Không những thế phải biết tiếp nhận có chọn lọc và sử dụng những thông tin đó có hiệu quả nhất cho công việc của mình.

Trước tiên, nhà quản lý cần xác định rõ và trả lời chính xác những câu hỏi như

–          Tôi cần những loại thông tin nào?

–          Tôi yêu cầu về số lượng, phạm vi, nguồn cung cấp những thông tin đó như thế nào?

–          Tôi sử dụng những cách thức, công cụ nào để tiếp nhận và xử lý những thông tin đó một cách hiệu quả?

Trước hết nhà quản lý cần phải xác định những vấn đề mình quan tâm, những thông tin mình cần thu thập. Tức là biết được mình muốn loại thông tin như thế nào.

Sau đó, xác định về số lượng thông tin cần tìm kiếm thu thập cũng như số lượng, phạm vi hay nguồn cấp tin, truyền tải thông tin của chúng.

Khi đã xác định được “Tôi muốn gì cần gì?” thì bước tiếp theo cần làm là lựa chọn những cách thức tiếp cận và thu nhận thông tin hợp lý nhất. Ví dụ như tôi có thể lựa chọn cách thu nhận thông tin từ sách báo, tạp chí, tivi, internet hoặc những thông tin không chính thống… tùy thuộc và nhu cầu của tôi. Sau nữa cần phải lựa chọn cho mình những công cụ đắc lực hỗ trợ cho việc thu nhận và xử lý thông tin. Ví dụ như công cụ hỗ trợ tìm kiếm thông tin trên mạng internet thông dụng nhất hiện nay là Google seard. Với một từ khóa hay một cụm từ khóa, một dòng lệnh thì “gã khổng lồ” sẽ đưa ra một thư viện những loại thông tin có liên quan đến từ khóa mà bạn cung cấp cho google và công việc của bạn là giới hạn một cách chính xác nhất những thông tin bạn cần để google đưa ra kết quả cho bạn. Điều quan trọng là phải biết giới hạn những thông tin thực sự cần thiết.

Hiện nay, rất nhiều công cụ mới đã ra đời để giúp đỡ người sử dụng phân tích, phân loại và đưa ra quyết định thau cho bạn nhằm làm giảm gánh nặng cho việc xử lý thông tin và hạn chế tối đa thời gian bị đánh cắp do quá tải thông tin. Ví dụ như công cụ phân loại và kiểm tra email gửi đến hộp thư của bạn. Công cụ này sẽ dựa trên những căn cứ nhất định để phân loại những email nào là khẩn cấp, email nào quan trọng, những email nào không có giá trị và từ đó có thể ưu tiên đánh dấu và chuyển đến thư mục cần xem ngay hoặc quan trọng cho bạn hay tự động loại bỏ những thư không liên quan hoặc nội dung thư bạn không quan tâm hay chuyển chúng đến thùng rác hoặc spam. Thông thường, mỗi khi check mail có vô số những thư bị đánh dấu là spam và những thư đó thường là thư mời tham gia một hoạt động nào đó mà không liên quan hoặc bạn không quan tâm hay thư quảng cáo, tiếp thị sản phẩm…

Tuy nhiên, dù khoa học có phát triển đến đâu, công cụ hỗ trợ xử lý thông tin có hiện đại hữu ích thế nào thì điều quan trọng vẫn nằm trong ý thức, trình độ và kỹ năng của cả người cấp tin và nhận tin cũng như đối tượng trung gian truyền tải thông tin. Với sự trợ giúp đắc lực của những công cụ đó và năng lực, kỹ năng, tầm nhìn của những nhà quản lý tương lai sẽ hạn chế tối đa tình trạng quá tải “chết đuối” trong bể thông tin rộng lớn và nhà quản lý có thể chắt lọc, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng những thông tin đó trong công việc quản lý của mình thực hiện tốt vai trò của một nhà quản lý,  hướng tới thực hiện thành công mục tiêu của tổ chức.

Tác giả: Hạo Nhiên

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s